Tukkumyynnin tilienhallinta on strukturoitu prosessi, jossa hallinnoidaan yritysasiakasta kelpoisuuden tarkistuksesta tilausten, tuen, maksujen ja asiakassuhteen säilyttämisen kautta. Se antaa tukkumyyntibrändin, jakelijalle ja jälleenmyyjälle selkeämmän tavan työskennellä yhdessä: oikea tili hyväksytään, ensimmäinen tukkutilaus käsitellään huolellisesti, ongelmilla on omistaja ja uudelleentilaukset suunnitellaan etukäteen.
Monille tiimeille haaste ei ole ponnistelun puute. Ongelma on, että asiakastiedot, ostotilaukset, hinnoittelusopimukset, toimittamiskysymykset ja laskukeskustelut ovat hajallaan sähköpostissa, laskentataulukoissa ja erillisissa järjestelmissä. Käytännöllinen tukkumyynnin tilienhallintaprosessi luo yhden toimintarytmin näiden liikkuvien osien ympärille.
Mitä on tukkumyynnin tilienhallinta?
Tukkumyynnin tilienhallinta on jälleenmyyjä- tai jakelijasuhteen jatkuva hallinta alkuperäisen kelpoisuuden tarkistuksen jälkeen. Se kattaa kaupallisen sopivuuden, tilin hyväksynnän, jälleenmyyjän käyttöönottamisen, tilaukset, tilausten käsittelyn, laskutuksen, ongelmanratkaisun, tilinarkistot ja asiakassuhteen säilyttämisen.
B2B-tilienhallintaja on henkilö, joka vastaa kaupallisesta suhteesta. Se ei tarkoita, että he suorittavat jokaisen tehtävän. Sen sijaan he koordinoivat myyntitiimiä, operaatiotiimiä ja rahoitustiimiä, jotta jälleenmyyjä saa johdonmukaista tietoa ja sisäiset päätökset ovat jäljitettävissä.
Tavoite ei ole pakottaa jokaista tiliä saman myyntiskriptin läpi. Tavoite on tehdä olennaiset asiat toistettaviksi ja jättää tilille tilaa tilin mukaisille tuotteille, alueille, hinnoittelulle ja palvelun tarpeille.
Jälleenmyyjän verkkokauppa yhdistetty varastoon ja laskuun virtaavilla poluilla
Mitä tukkumyynnin tilienhallintamallin pitäisi sisältää?
Tukkumyynnin tilienhallintamallin pitäisi kattaa koko asiakkaiden elinkaari, nimetyllä omistajalla ja selkeällä tuloksella jokaisessa vaiheessa. Se muuttaa laajan idean "asiakkaiden hoitamisesta" toimiksi, joita ihmiset voivat suorittaa ja tarkistaa.
| Elinkaaren vaihe | Ensisijainen omistaja | Tukeva tiimi | Vaaditut asiakastiedot | Tulos |
|---|---|---|---|---|
| Kelpoisuuden tarkistus ja hyväksyntä | Myynti | Rahoitus, operaatiot | Oikeushenkilö, tuotteen sopivuus, alue, myyntikanava, ehdotetut ehdot | Hyväksytty, hylätty tai odottava tili |
| Käyttöönotto | Tilinenhallintaja | Operaatiot, rahoitus | Yhteystiedot, laskutus- ja toimitusosoitteet, hinnoittelukerros, maksuehdot | Täydellinen tilirekisteri ja tilauspalvelun käyttöoikeus |
| Ensimmäisen tilauksen tekeminen | Tilinenhallintaja | Operaatiot | Tuotevalikoima, määrät, varaston saatavuus, toimitusosoitteet | Vahvistettu tukkutilaus |
| Tilausten käsittely ja laskutus | Operaatiot | Rahoitus, myynti | Ostotilaus, toimitusvaaatimukset, laskun tiedot | Toimitettu tilaus ja lähetetty lasku |
| Tuki ja ratkaiseminen | Määritetty ongelman omistaja | Asianomaiset tiimit | Ongelman tyyppi, todisteet, kaupallinen vaikutus, seuraavan päivityksen päivämäärä | Ratkaisu ja juurisyyn rekisteri |
| Tarkistus ja uudelleentilaus | Tilinenhallintaja | Myynti, operaatiot | Myynti, jos saatavilla, tuotevalikoima, varasto ja tilin suunnitelma | Sovittu seuraava toimenpide tai uudelleentilaus |
| Aktivointi uudelleen | Tilinenhallintaja | Myynti, operaatiot | Tilaushistoria, todennäköinen passiivisuuden syy, nykyinen sopivuus | Asianmukainen aktivoinnin tulos |
Tämä rakenne on hyödyllinen myös jakelijasuhteen hallinnassa. Jakelija voi hallita monia jälleenmyyjäasiakkaita, mutta brändi tarvitsee silti selkeät tiedot kaupallisista ehdoista, tilauksen tilasta, tuotteen saatavuudesta ja rahoitusvastuista.
Kuinka vastuut pitäisi jakaa myynnin, operaatioiden ja rahoituksen välillä?
Selkeä vastuunjako estää tilinenhallintajaa tulemasta jokaisen sisäisen tehtävän epäviralliseksi omistajiksi. Tarkat tehtävänimikkeet vaihtelevat pienemmässä yrityksessä, jossa yksi henkilö voi kattaa useita toimintoja, mutta vastuu pitäisi silti olla selkeä.
Myynti omistaa suhteen ja kaupallisen suunnan. Tämä sisältää tilin kelpoisuuden tarkistuksen, tuotteen sopivuuden, neuvotellut kaupalliset ehdot, jälleenmyyjäsuhteen hallinnon, kasvumahdollisuudet ja tukkumyynnin tilin suunnitelman. Myynnin pitäisi dokumentoida asiakkaalle tehdyt lupaukset muistin tai yksityisten muistiinpanojen sijaan.
Operaatiot omistaa tilauksen käytännöllisen toimittamisen. Tämä sisältää tuoteluettelon tarkkuuden, varaston saatavuuden, tilausten käsittelyn, tilausten käsittelyn koordinoinnin, toimitusosoitteet ja tukkutilauksen tilan. Operaatioiden pitäisi pystyä näkemään, voidaanko asiakkaalle antama sitoumus täyttää ennen tilausvahvistuksen lähettämistä.
Rahoitus omistaa rahoituksellisen valmiuden ja valvonnan. Tämä kattaa luottoehdot, maksuehdot, laskutustiedot, ALV-tiedot, jos asiaankuuluu, laskutuksen, maksun seuranta ja tilin pidätykset. Rahoituksen pitäisi olla mukana ennen kuin poikkeus muuttuu maksamattomaksi laskuksi tai välttävissä olevan riidan.
Hyödyllisellä siirtymällä on kolme elementtiä: näkyvä omistaja, tiedot, joita tarvitaan etenemiseen, ja ilmoitettu seuraava toimenpide. "Myynti on siirtänyt sen operaatioille" ei riitä, jos kukaan ei näe sovittua toimitusvakuutusta tai jälleenmyyjän ostotilausta.
Kuinka uusi tukkumyynnin tili otetaan käyttöön ja hyväksytään?
Jälleenmyyjän käyttöönotto on prosessi, jossa kerätään, tarkistetaan ja tallennetaan tiedot, joita tarvitaan myyntiin, tilausten käsittelyyn ja laskutukseen luotettavasti. Tee se ennen ensimmäistä kiireellistä tilausta, ei samalla kun yrität vapauttaa sitä.
Pidä yksi tilirekisteri, joka sisältää vähintään:
- jälleenmyyjän nimen, oikeushenkilön ja ensisijaiset yhteystiedot;
- laskutus- ja toimitusosoitteet;
- ALV-numero, jos asiaankuuluu, ja laskutukseen tarvittavat tiedot;
- hinnoittelukerros, valuutta ja kaikki sovitut kaupalliset ehdot;
- luottoehdot ja maksuehdot, jotka rahoitus on hyväksynyt;
- tuotteen sopivuus, alue ja sallittu myyntikanava;
- toimitusvaaatimukset ja tilauksen yhteystiedot; ja
- tilin hyväksyntätila, hyväksyjä ja päätöksen päivämäärä.
Käytä kirjallista hyväksyntälistaa, jotta myynti, operaatiot ja rahoitus tietävät, mitä heidän on tarkistettava. Listan pitäisi erottaa tiedot, joita tarvitaan tilin avaamiseen, ja tiedot, joita tarvitaan ennen tilauksen vapauttamista.
Yksityiskohtaisemmasta asetuksesta katso, kuinka virtaviivaistaa B2B-jälleenmyyjän käyttöönottoprosessia.
Leikepöytä, jonka vieressä on valintamerkki ja pakkauksia järjestetty puhtaalla pöydällä
Kuinka tiimit pitäisivät hallita jälleenmyyjän ensimmäistä tukkutilausta?
Ensimmäinen tukkutilaus asettaa odotukset tilille. Ennen sen vapauttamista myynti-operaatioiden siirtymisen pitäisi olla näkyvä molemmille tiimeille eikä riippua epätäydellisestä sähköpostiketjusta.
Käytä ensimmäisen tilauksen tarkistuslistaa:
- Vahvista tuotevalikoima, tuotteen muunnelmat ja määrät.
- Tarkista sovittu hinnoittelu, valuutta, alennukset ja vähimmäistilaussitoumukset.
- Vahvista varaston saatavuus ja kaikki korvaukset tai jaetun toimittamisen vaikutukset.
- Tallenna jälleenmyyjän ostotilauksen viite, jos sellainen vaaditaan.
- Vahvista toimitusosoite, toimitusmenetelmä ja odotettu toimittamisen ikkuna.
- Vahvista maksuehdot, luottotila ja laskun tiedot.
- Lähetä tilausvahvistus, joka ilmoittaa, mitä on hyväksytty ja mitä tapahtuu seuraavaksi.
Tilausvahvistus on myyjän tietue hyväksytyistä tilauksen tiedoista. Sen pitäisi tehdä kaikki varaston rajoitukset, toimittamisen poikkeamat tai kaupalliset ehdot näkyviksi varhaisessa vaiheessa, kun niitä on helpompi ratkaista.
Anna jälleenmyyjälle luotettava tapa tarkistaa edistyminen vahvistuksen jälkeen. Liittyvää ohjeistusta varten katso tukkumyynnin tilauksen tilan seuranta.
Mikä on paras prosessi tukkumyynnin uudelleentilauksille ja tilinarkistoille?
Paras tukkumyynnin uudelleentilaus prosessi perustuu jälleenmyyjän todelliseen kaupankäyntirytmiin, sovittuihin tarkistuspäiviin, kausillisuuteen, myyntitietoihin ja varastosignaaleihin – ei yleiseen joukkosähköpostiin, joka lähetetään jokaiselle tilille.
Aikatauluta tarkistus hyödylliseen pisteeseen asiakkaan ostosyklissä. Keskustele siitä, mitä myydään, mitkä tuotteet ovat heikosti menestyneet, sopiiko tuotevalikoima edelleen jälleenmyyjän asiakkaille ja mitkä tulevat lanseeraukset tai kaudet voivat olla tärkeitä. Jos myyntitiedot ovat saatavilla, käytä niitä parempia kysymyksiä esittämiseen sen sijaan, että käsittelisit niitä arviointikortteina.
Tilinarkiston pitäisi päättyä dokumentoituihin seuraaviin vaiheisiin: ehdotettu uudelleentilaus, tarkistettu tuotevalikoima, sovittu seurantapäivä, varaston tarkistus tai päätös keskeyttää. Liittyvää ohjeistusta varten katso tukkumyynnin uudelleentilauksen helpottaminen ja tukkumyynnin myyntitietojen seuranta.
Kuinka tukkumyynnin tiimit pitäisivät ratkaista tilin ja tilauksen ongelmia?
Luotettava ongelmaprosessi on yksinkertainen: kirjaa ongelma, vahvista se, määritä omistaja, vahvista kaupallinen vaikutus, anna päivityspäivä, ratkaise se ja tallenna juurisyy.
Yleiset tapaukset sisältävät puutokset, myöhäiset toimitukset, vaurioituneet tavarat, virheelliset laskut, palautukset ja hinnoittelukiistat. Jokainen voi sisältää useita tiimejä, mutta jälleenmyyjän pitäisi silti tietää, kuka omistaa seuraavan päivityksen.
Aloita erottamalla tosiasiat oletuksista. Vahvista tilauksen viite, määrät, toimitusosoitteet, laskun tiedot ja pyydetty korjaus. Sitten sovitaan, kuka voi tehdä päätöksen: operaatiot voivat tutkia puutosta, rahoitus voi korjata laskua ja myynti voi joutua hyväksymään hyväntekeväisyys- tai hinnoittelupäätöksen.
Tallenna lopullinen ratkaisu ja syy, miksi ongelma ilmeni. Toistuvat juurisyyt – kuten epäselväät tuotetiedot tai epäluotettava siirtymä – pitäisi syöttää takaisin prosessiin, ei yksinkertaisesti luoda lisää tukipalvelupyyntöjä.
Kolme henkilöä siirtävät pakettia selkeää reittiä pitkin kohti verkkokauppaa
Kuinka voit aktivoida passiiviset tukkumyynnin tilit uudelleen?
Passiivisen tukkumyynnin tilin aktivointi uudelleen tarkoittaa suhteen uudelleen aloittamista jälleenmyyjän kanssa, joka on lopettanut tilaamisen suhteessa omaan normaaliin ostosykliinsä. Vältä yleistä passiivisuuden määritelmää: kausittainen kodin sisustus -tili ja usein tilaaava ruoka- ja juomaasiakkas voivat omata hyvin erilaisia uudelleentilaus malleja.
Ensin segmentoi todennäköinen syy. Tili on saattanut muuttaa tuotevalikoimaansa, saanut huonon myyntituloksen, kohdannut varaston ongelman, siirtynyt eri ostajalle, keskeyttänyt liiketoimintansa tai yksinkertaisesti missannut oikea-aikaisen seurannan. Tarkista nykyinen tuote ja varaston sopivuus ennen heihin ottamista yhteyttä.
Lähetä asianmukainen viesti käytännöllisellä seuraavalla vaiheella, kuten tuotevalikoimaa tarkistamalla, jakamalla saatavilla olevat täydennysrivit tai järjestämällä lyhyt tilinarkisto. Tallenna tulos – aktiivinen, keskeytetty, sopimaton, ei vastausta tai seurantapäivä – ilman painostusta tileihin, jotka eivät ole nykyinen sopivuus.
Mitä tukkumyynnin tilienhallintamittareita tiimit pitäisivät seurata?
Mittareiden pitäisi auttaa tiimiä priorisoimaan tilit ja havaita operatiivista kitkaa. Niiden ei pitäisi tulla tilin keskustelujen tai kontekstin korvikkeeksi.
Seuraa keskittynyttä mittareiden joukkoa, kuten:
- aktiiviset tilit ja ensimmäisen tilauksen muuntaminen;
- uudelleentilaus nopeus ja aika tilausten välillä;
- keskimääräinen tilauksen arvo ja bruttokate;
- erääntyneet laskut ja pidätetyt tilit;
- ongelman ratkaisuaika, palautusprosentti ja toistuvat ongelman tyypit;
- myyntitiedot, jos jälleenmyyjä voi jakaa ne; ja
- passiivisen tilin aktivoinnin tulokset.
Tarkista mittarit tilin segmentin, alueen, kanavan tai ostosyklin mukaan, kun se on hyödyllistä. Jos mittari muuttuu, kysy, mitä toimintaa seuraa: tarvitseeko tili varaston keskustelua, rahoituksen seurantaa, tuotevalikoimaa tarkistusta vai korjattua sisäistä työnkulkua?
Mitkä järjestelmät helpottavat tukkumyynnin tilienhallintaa?
Järjestelmät auttavat, kun ne säilyttävät jaetun tilinrekisterin jälleenmyyjän käyttöönottosta tilaus-laskutus-käsittelyyn. Hyödylliset ominaisuudet sisältävät merkityn B2B-tilauspalvelun, hyväksytyn tilin käyttöoikeuden, varastotiedot, tilauksen tilan näkyvyyden, monivaluuttaiset tuoteluettelot, ALV-tietoisen laskutuksen ja kirjanpitointegraaation.
Esimerkiksi BrandGate on alusta, joka yhdistää jälleenmyyjän käyttöönottamisen, jakelijatilaukset ja Fortnox-linkitetyt tilaus-laskutus-työnkulut. [1] Jaettu jakelijaportaali tai merkitty B2B-verkkokauppa voi antaa hyväksytyille jälleenmyyjille yhden paikan tilauksille, kun taas myynti, operaatiot ja rahoitus työskentelevät samasta tilin ja tilauksen kontekstista. Se ei korvaa järkevää omistajuussääntöjä; se tekee näistä säännöistä helpompia noudattaa.
Liittyvää ohjeistusta tukkumyynnin ja rahoitustyönkulkujen yhdistämisestä varten katso Fortnox tukkumyynnin kirjanpitointegraaatio.
Käytännöllisen toteutuksen tarkistuslista
- Määritä yksi vastuussa oleva omistaja jokaiselle tilille.
- Dokumentoi hyväksyntä, käyttöönotto, tilaus ja ongelman ratkaisuvaiheet.
- Standardisoi tili, tuote ja kaupallisten ehtojen tiedot.
- Määritä myynti, operaatiot ja rahoituksen siirtymät.
- Aseta uudelleentilaus ja tilinarkisto muistutukset, jotka heijastavat ostosyklejä.
- Seuraa tilin terveyttä ja kaupallisia mittareita tilin keskustelujen rinnalla.
- Tarkista passiiviset tilit säännöllisesti ja tallenna tulos.
- Korvaa sähköposti ja laskentataulukko siirtymät jaetulla työnkululla, kun volyymi sen oikeuttaa.
Jos hallinnoit tukkutilauksista, jälleenmyyjän käyttöönottamisesta ja Fortnox-työnkuluista erillisillä työkaluilla, BrandGate voi tarjota käytännöllisen paikan yhdistää nämä prosessit. [1] Varaa esittely.