Tukkutilausten seuranta on käytäntö, jossa kirjataan ja tiedotetaan, missä B2B-tilaus on jättämisestä toimitukseen asti. Kun se toimii hyvin, jälleenmyyjä voi vastata kysymyksiin "Onko tilaus hyväksytty?", "Mitä on lähetetty?" ja "Milloin se saapuu?" ilman, että hänen tarvitsee lähettää sähköpostia myyntikontaktille.
Tärkeintä ei ole luoda pitkää luetteloa tunnisteista. Tärkeintä on luoda yksi jaettu tilastotietomalli. Myynti-, varasto- ja rahoitustiimi saattavat tarvita erilaisia yksityiskohtia, mutta niiden tulisi kaikki työskennellä saman tilausrekisterin pohjalta. Tämä vähentää ristiriitaisia päivityksiä, unohdettuja siirtoja ja epävarmuutta jälleenmyyjien keskuudessa.
Mitä on tukkutilausten seuranta?
Tukkutilausten seuranta on strukturoitu näkymä tilauksen etenemisestä tukkutilauksen elinkaaren läpi. Tukkutilauksen elinkaari on sarja kaupallisia, operatiivisia ja taloudellisia vaiheita, jotka vievät tilauksen jälleenmyyjän jättämisestä tilausten käsittelyyn, laskutukseen ja tarvittaessa maksunseurantaan.
Yksinkertaisessa työnkulussa jälleenmyyjä jättää tilauksen, brändi tarkistaa sen, varasto varataan, varasto käsittelee tilauksen ja tilaus lähetetään ja toimitetaan. Käytännössä voi olla myös luottotarkistus, maksutarkistus, määrien muutokset, jaetut toimitukset tai varaston loppuminen.
Hyödyllinen seurantamalli palvelee kahta yleisöä:
- Jälleenmyyjät tarvitsevat selkeäkielisiä päivityksiä, toimittotietoja, tilaushistoriaa ja selkeän reitin apuun, kun jokin muuttuu.
- Sisäiset tiimit tarvitsevat työnkulun yksityiskohtia, vastuuta ja poikkeamia, jotka antavat heille mahdollisuuden suorittaa seuraava tehtävä.
Nämä yleisöt eivät tarvitse nähdä täsmälleen samoja tunnisteita. Varasto saattaa tarvita erottaa keräilyn pakkauksesta, kun taas jälleenmyyjä saattaa nähdä vain, että tilaus valmistellaan. Tärkeintä on, että molemmat näkymät on yhdistetty yhteen rekisteriin sen sijaan, että niitä ylläpidettäisiin erillisillä laskentataulukoilla, postilaatikoilla tai järjestelmillä.
Yksittäinen tilauskortti virtaa jälleenmyyjän verkkokaupasta varaston hyllyjen kautta toimintapaketille
Mitä tilastotietoja tukkutilaus tulisi käyttää?
Tukkutilauksen tilastotietomalli tulisi heijastaa todellisia päätöksiä ja siirtoja. Vältä tunnisteita, jotka kuulostavat hyödyllisiltä, mutta eivät kerro kenellekään, mitä seuraavaksi on tehtävä, kuten "käynnissä" ilman määriteltyä merkitystä.
Seuraava malli on käytännöllinen lähtökohta. Mukauta sanamuoto toimintaasi, mutta dokumentoi jokainen tilastotieto ennen kuin laitat sen jälleenmyyjien eteen.
| Tilastotieto | Merkitys | Tyypillinen omistaja | Näkyy jälleenmyyjälle? |
|---|---|---|---|
| Lähetetty | Jälleenmyyjä on jättänyt tilauksen; se odottaa tarkistusta. | Myynti tai tilausten hallinto | Kyllä |
| Tarkistuksessa | Tilausta tarkistetaan hinnoittelun, ehtojen, luottojen, maksujen tai varaston osalta. | Myynti ja rahoitus | Yleensä |
| Vahvistettu | Brändi on hyväksynyt tilauksen ja sitoutunut täyttämään sen sovitulla tavalla. | Myynti tai tilausten hallinto | Kyllä |
| Odottaa maksua tai luottohyväksyntää | Tilausten käsittely on keskeytetty sovitun kaupallisen tarkistuksen odottamiseksi. | Rahoitus | Kyllä, selkeällä kielellä |
| Varattu | Saatavilla oleva varasto on varattu tilaukselle. | Toiminnot tai varasto | Valinnainen |
| Valmisteilla | Varaston työ on käynnissä, mukaan lukien keräily ja pakkaus. | Varasto | Kyllä |
| Osittain lähetetty | Osa tilausriveistä on lähetetty; loput ovat vielä avoinna. | Varasto ja myynti | Kyllä |
| Lähetetty | Lähetys on lähtenyt varastosta tai sovitusta siirtopisteestä. | Varasto | Kyllä |
| Toimitettu | Kuljettaja tai vastaanottaja vahvistaa toimituksen, jos tämä tieto on saatavilla. | Kuljettajatiedot tai toiminnot | Kyllä |
| Varaston loppuminen | Riviä tai määrää ei voida täyttää tällä hetkellä ja se vaatii tarkistetun suunnitelman. | Myynti ja toiminnot | Kyllä |
| Peruutettu | Tilausta tai sovittua osaa siitä ei täytetä. | Myynti tai tilausten hallinto | Kyllä |
Tilauksen vahvistus on kaupallinen sitoumus, ei vain kuittaus siitä, että lomake vastaanotettiin. Jos lähetetty tilaus tarvitsee edelleen varaston, hinnan, luoton tai maksun tarkistuksen, pidä se tarkistustilassa, kunnes liiketoiminta voi vahvistaa, mitä se täyttää.
Jotkut yritykset tarvitsevat ylimääräisiä sisäisiä vaiheita, kuten "etiketti luotu" tai "odottaa vientidokumentteja." Käytä niitä siellä, missä ne ohjaavat työtä, mutta älä muuta jälleenmyyjän näkymää varaston kojelaudaksi. Pieni määrä ymmärrettäviä B2B-tilauksen tilastotietopäivityksiä on hyödyllisempi kuin pitkä sarja teknisiä tapahtumia.
Jos haluat tarkemman katsauksen näiden tunnistejen takana oleviin operatiivisiin siirtoihin, katso tämä opas B2B-tukkutilausten käsittelyprosessista.
Mitä jälleenmyyjien tulisi nähdä tukkutilauksen jättämisen jälkeen?
Jälleenmyyjien tulisi saada välitön kuittaus siitä, että tilaus jätettiin, jota seuraa selkeät päivitykset, kun tilaus tarkistetaan, vahvistetaan, muutetaan tai lähetetään. Tietojen tulisi auttaa heitä suunnittelemaan omaa ostamista ja asiakassitoumuksia, ei pakottaa heitä tulkitsemaan sisäistä terminologiaa.
Hyödyllinen jälleenmyyjän tilausnäkymä sisältää yleensä:
- tilausviitteen ja päivämäärän;
- nykyisen asiakkaalle näkyvän tilastotiedon;
- tilattuja, vahvistettuja ja lähetettyjen määriä rivin mukaan;
- muutoksia odotettuun saatavuuteen tai lähetysten ajoitukseen;
- lähetysviitteitä tai seurantalinkejä lähetyksen jälkeen;
- laskua tai maksukontekstia sovittujen ehtojen mukaisesti;
- selkeä kontaktireitti kysymykselle tai pyydetylle muutokselle; ja
- aiemmat tilaukset ja asiaankuuluvat uudelleentilauskonteksti.
Ole selkeä, kun jälleenmyyjän on toimittava. Esimerkiksi "Odottaa maksua" tulisi sanoa, mitä maksua vaaditaan ja kuinka se ratkaistaan. "Varaston loppuminen" tulisi tunnistaa vaikutukset saaneet rivit ja selittää saatavilla olevat vaihtoehdot: odota, hyväksy osittainen lähetys, korvaa tuote tai peruuta jäljellä oleva määrä.
Jälleenmyyjän ei pitäisi joutua kysymään, vastaanotettiinko tilaus, odottaako se hyväksyntää vai ovatko kaikki tuotteet lähteneet varastosta. Hyvä jälleenmyyjän tilausnäkyvyys tekee vastauksen saatavilla siellä, missä jälleenmyyjä jo tilaa.
Jälleenmyyjä katsoo rauhallista tilausaikajanaa, kun varasto- ja rahoitustyöasemat jakavat saman polun
Kuinka tiimit määrittelevät ja hallitsevat jokaisen tilastotiedon?
Tilastotietomalli toimii vain, kun jokaisella tunnisteella on jaettu määritelmä. Kirjoita lyhyt tilastotietoopas, joka vastaa samoihin kysymyksiin jokaiselle tilalle:
- Mitä tämä tilastotieto tarkoittaa? Ilmoita liiketoiminnan ehto, ei vain tunnus.
- Mikä laukaisee sen? Tunnista tapahtuma tai päätös, joka siirtää tilauksen tilastotietoon.
- Kuka omistaa seuraavan toiminnon? Määritä rooli, vaikka useat tiimit osallistuisivat.
- Mitä jälleenmyyjä näkee? Käytä hyväksyttyjä, selkeäkielisiä sanamuotoja.
- Mitä tietoja on oltava valmiina ensin? Esimerkiksi lähetysstatus voi vaatia lähetysviitteen.
- Mikä siirtää tilauksen pois tästä tilastotiedosta? Määritä seuraava kelvollinen siirtymä ja poikkeuspolku.
Tämä estää yleisen sekaannuksen. Myynti saattaa ajatella, että "vahvistettu" tarkoittaa, että jälleenmyyjä on hyväksynyt tarjouksen, kun taas varasto ymmärtää sen keräilyoikeudeksi. Rahoitus saattaa käsitellä sitä pisteenä, jossa lasku voidaan nostaa. Dokumentoitu malli ratkaisee nämä erot ennen kuin niistä tulee asiakkaalle näkyviä ongelmia.
Sama kurinalaisuus on tärkeä tukkutilausten hyväksyntätyönkulussasi. Päätä, mitkä hyväksynnät ovat välttämättömiä, kuka voi tehdä ne ja mitä tietoja on tarkistettava ennen kuin tilaus vahvistetaan.
Pidä rekisterin järjestelmä selkeänä
Valitse, mistä jokainen osa rekisteristä tulee. B2B-tilausplatformisi voi olla paikka, jossa jälleenmyyjä jättää ja katsoo tilausta. ERP- tai varastojärjestelmä voi hallita varaston varaamista ja tilausten käsittelyä. Kirjanpitojärjestelmä voi sisältää laskun ja maksutiedot. Kuljettajajärjestelmät voivat tarjota lähetyksen seurantatapahtumat.
Tavoite ei ole tehdä jokaisen järjestelmän omistaa jokaista tilastotietoa. Se on kartoittaa virtaus niin, että jokaisella päivityksellä on luotettava lähde eikä se vaadi ketään uudelleenkirjoittamaan samaa tietoa useisiin paikkoihin.
Kuinka käsittelet varaston loppumisen, osittaisia lähetyksiä ja tilauksen poikkeamia?
Tilauksen poikkeamien hallinta on prosessi, jossa tunnistetaan, määritetään ja ratkaistaan tilaukset, jotka eivät voi noudattaa vakioelinkaarta. Poikkeamat ovat normaalia tukkukaupassa; epäselvä käsittely on todellinen ongelma.
Varaston loppuminen tapahtuu, kun tilattu tuote tai määrä ei voida täyttää suunnitellulla ajalla. Osittainen lähetys tapahtuu, kun osa tilauksesta lähetetään, kun taas muut rivit jäävät avoimiksi. Nämä tarvitsevat oman näkyvän käsittelyn, koska "lähetetty" yksin voi viitata siihen, että koko tilaus on lähetetty.
Jokaiselle poikkeamalle kirjaa:
- mitkä tilausrivit ja määrät ovat vaikutuksessa;
- syy, käyttäen sisäistä koodia tai muistiinpanoa tarvittaessa;
- saatavilla olevat ratkaisuvaihtoehdot;
- henkilö tai tiimi, joka vastaa jälleenmyyjän kontaktoinnista;
- sovittu tulos; ja
- seuraava tarkistuspäivä tai tapahtuma.
Älä korvaa tuotteita hiljaa, jaa toimituksia tai peruuta jäljellä olevia rivejä, ellei tämä lähestymistapa ole jo sovittu ehdoissasi ja jälleenmyyjän kanssa. Tilausrekisterissä tulisi näkyä, mitä muuttui, mitä jää avoimeksi ja mitä jälleenmyyjä hyväksyi.
Peruutus vaatii myös tarkkaa käsittelyä. Peruutettu tilaus ei välttämättä ole sama kuin peruutettu rivi tai täyttämätön jäännös. Säilytä alkuperäinen tilaushistoria ja näytä selvästi peruutuksen laajuus, erityisesti silloin, kun varasto, laskutus tai hyvityslaskut ovat mukana.
Luotettava poikkeamien käsittely riippuu luotettavista saatavuustiedoista. Lue lisää tukkuvaraston tarkkuuden ja tilausnäkyvyyden parantamisesta, jotta voit yhdistää varastotiedot realistisiin jälleenmyyjän päivityksiin.
Kuka omistaa jokaisen tukkutilauksen päivityksen myynnin, varaston ja rahoituksen välillä?
Omistajuus tulisi seurata päätöstä, ei osastoa, joka sattuu vastaanottamaan jälleenmyyjän sähköpostin. Yksinkertainen vastuukartta tekee tämän käytännölliseksi.
- Myynti tai tilausten hallinto omistaa lähetetyt tilaukset, asiakastiedot, kaupalliset ehdot, muutokset ja jälleenmyyjän viestinnän.
- Rahoitus omistaa luottotarkistukset, maksupidätykset, laskun valmiuden ja maksusiihen liittyvät vapautukset.
- Toiminnot ja varaston tiimit omistaa varaamisen, keräilyn, pakkauksen, lähetyksen luomisen ja lähetysvahvistuksen.
- Asiakaspalvelu tai myynti koordinoi usein poikkeamia, mutta tulisi nähdä operatiivinen ja taloudellinen syy pidätyksen takana.
- Toimintojen johtajuus omistaa tilastotiedon määritelmät, eskaloinnin säännöt ja säännöllisen tarkistuksen siitä, missä tilaukset juuttuvat.
Tämä ei tarkoita, että jokainen tiimi tarvitsee erillisen tilausten seurannan. Se tarkoittaa, että jokainen tiimi näkee saman tilauksen kontekstin ja päivittää osan, jonka se todella omistaa. Kun tilastotieto muuttuu, liittyvä muistiinpano, lähetyksen yksityiskohta tai hyväksyntäpäätös tulisi kulkea tilausrekisterin kanssa.
Tämä jatkuvuus on erityisen arvokas tilausten käsittelyn ja rahoituksen välillä. Tilausten automaatio laskutukseen tukkukaupassa voi vähentää tarvetta toistaa tilaustieto manuaalisesti, kun tilaus saavuttaa laskutusvaiheen.
Kuinka jälleenmyyjän portaali voi parantaa tukkutilausten näkyvyyttä?
Jälleenmyyjän portaali on turvallinen, brändätty tilausalue, jossa hyväksytyt vähittäiskaupan asiakkaat voivat katsoa tuotteita, tehdä tukkutilauksia ja käyttää omia tilaustieto. Se antaa jälleenmyyjille itsepalvelupaikan tarkistaa hyväksyttyjä tilastotietopäivityksiä sen sijaan, että he luottaisivat sähköpostiketjuihin.
Hyvin suunniteltu portaali voi näyttää tilaushistorian, nykyisen tilastotiedon, lähetetyt määrät, lähetyksen päivitykset ja aiemman ostohistorian. Se voi myös tukea uudelleentilausta antamalla jälleenmyyjille mahdollisuuden viitata aiempiin tilauksiin sen sijaan, että he etsisivät vanhoja vahvistuksia.
Sisäisille tiimeille hyöty ei ole yksinkertaisesti vähemmän "missä tilaus on?" -viestejä. Se on johdonmukaisempi asiakaskeskustelu. Myyntiedustaja, varaston koordinaattori ja rahoituskollegat voivat viitata samaan tilausrekisteriin ja samaan sovittuun asiakkaalle näkyvään tilastotietoon.
BrandGate yhdistää jakelijoiden tilaukset tilausten laskutustyönkulkuihin brändätyssä B2B-verkkokaupassa. Yrityksille, jotka käyttävät Fortnoxia, sen integraatio voi auttaa pitämään rahoitustiimit linjassa myynti- ja toimintatiimien käyttämien tilaustieto kanssa. Oikea asetup riippuu silti tilastotiedon, omistajuuden ja poikkeamien sääntöjen määrittelemisestä ennen niiden automatisointia.
Brändätty jälleenmyyjän portaali näytetään verkkokaupan ikkunana, joka on yhdistetty yhdellä linjalla paketteihin ja laskuihin
Kuinka mittaat, toimiiko tukkutilausten seuranta?
Aloita operatiivisilla kysymyksillä yleisen kojelaudan sijaan. Tarkista edustava joukko viimeaikaisia tilauksia ja kysy:
- Voiko jälleenmyyjä nähdä nykyisen tilan ja seuraavan odotetun vaiheen ilman tiimin kontaktointia?
- Näkevätkö myynti, varasto ja rahoitus saman tilastotiedon samalle tilaukselle?
- Ovatko tilaukset istumassa tarkistus- tai pidätystilassa ilman nimettyä omistajaa?
- Erotetaanko osittaiset lähetykset ja varaston loppumiset selvästi valmiista tilauksista?
- Selittääkö tilausrekisteri, miksi päivämäärä, määrä tai toimintasuunnitelma muuttui?
- Voiko rahoitustiimi tunnistaa, mitkä tilausten käsittelytapahtumat tukevat laskun valmistelua?
- Osoittavatko yleiset jälleenmyyjän kysymykset puuttuviin tietoihin portaalissa tai tilastotiedon määritelmissä?
Käytä havaintoja mallin yksinkertaistamiseen. Jos tilastotietoa käytetään harvoin, sitä väärinymmärretään tai se ei ohjaa toimintaa, poista se tai nimeä se uudelleen. Jos tiimit toistuvasti lisäävät vapaamuotoisia selityksiä, se voi viitata puuttuvaan poikkeamien tilastotietoon tai pakolliseen kenttään.
Paras tukkutilausten seurantamenetelmä ei ole yksityiskohtaisin. Se on se, joka tekee seuraavan toiminnon, vastuullisen tiimin ja jälleenmyyjälle näkyvän päivityksen selväksi jokaisessa merkityksellisessä kohdassa tilauksen elinkaaressa.
Jos arvioit, kuinka jaettu tilausrekisteri ja brändätty portaali voisivat sopia tukkuprosessiisi, Varaa esittely. Voit myös Katso hinnoittelu tarkistaaksesi saatavilla olevat vaihtoehdot.