Tukkulaskujen sovitus: Vastaavat tilaukset, laskut ja maksut

Yhteenveto

Tukkulaskujen sovittaminen toimii parhaiten, kun se käsitellään tilauksesta kassaan -valvontana eikä viime hetken taloushommana. Tavoite on yksinkertainen: jokaisen saatavien summan tulee olla jäljitettävissä sovittuun tilaukseen, toimitustapahtumaan, laskuun tai hyvityslaskuun ja lopulta maksuun.

Se kuulostaa yksinkertaiselta. Ongelmaksi se muuttuu, kun tukkubrändi tai tukkujakelija säilyttää tilaukset sähköpostissa, toimitustodisteet toisessa järjestelmässä, laskutiedot kirjanpito-ohjelmistossa ja maksuviitteet pankkitilillä. Näissä aukkoja syntyy, ja niihin kertyy riitoja, viivästyneitä perintöjä ja selittämättömiä saldoja.

Mikä on tukkulaskujen sovittaminen?

Tukkulaskujen selvitys on prosessi, jossa tarkistetaan, että jälleenmyyjän tilaus, toimitetut tavarat, lähetetty lasku, mahdollinen hyvityslasku ja vastaanotettu maksu vastaavat toisiaan – tai että kaikki erot on dokumentoitu ja selvitetty.

Se kuuluu order-to-cash -selvitykseen, tarkistusten sarjaan, joka seuraa myyntiä tilauksen vastaanotosta toteutukseen, laskutukseen, perintään ja kirjanpitoon. Tukkutilausvelkojen osalta selvitys antaa taloudelle perustellut vastaukset kahteen käytännön kysymykseen:

• Mitä kukin jälleenmyyjä tällä hetkellä velkaa?
• Miksi saldo poikkeaa alkuperäisestä tilauksesta, jos se poikkeaa?

Hyödyllinen ero on kaupallisten asiakirjojen ja kirjanpitoasiakirjojen välillä:

Pro forma -lasku on alustava kaupallinen asiakirja, jota käytetään usein ennen lopullista verolaskua tai maksuvaihetta. Sitä ei pidä sekoittaa lopulliseen laskuun saatavien selvityksessä.

Yhdellä jatkuvalla kytketyllä viivalla yhdistetty setti tilauspapereita, paketti ja kolikko

Kuinka sovitat tukkutilaukset, toimitukset, laskut ja maksut yhteen?

Aloita määritellyllä vastaavuusjärjestyksellä. Oikea yksityiskohtaisuustaso riippuu tuotevalikoimastasi ja kauppasopimuksistasi, mutta prosessin tulee olla johdonmukainen asiakkaiden kesken.

1. Vahvista hyväksytty myyntitilaus

Käytä myyntitilausta ja tilausvahvistusta kaupallisena perustana. Tarkista jälleenmyyjän tili, toimituspaikka, SKU:t, sovittu hinnasto tai alennus, määrät, toimitusehdot, valuutta, maksuehdot ja hyväksytyt muutokset.

Tämä vaihe on paljon helpompi, kun jälleenmyyjien käyttöönotto luo puhtaan asiakastiedon alusta alkaen. Kaksoistilit, puutteelliset osoitteet ja kirjaamattomat maksuehdot aiheuttavat usein myöhemmin sovitusongelmia.

2. Sovita lasku toteutuneeseen toimitukseen

Vertaile laskun rivejä lähetyskuittiin, lähetysvahvistukseen tai muuhun tilausten toimitus -tietoon. Tämä tunnetaan yleisesti kolminkertaisena sovituksena: tilauksen, toimitusnäytön ja laskun vertailu.

Fysikaalisille tavaroille sovita rivitasolla, kun se on käytännöllistä:

• SKU tai tuotteen kuvaus
• tilattu määrä
• toimitettu määrä
• yksikköhinta ja alennus
• kuljetus tai muut sovitut kulut
• verokohtelu
• laskun valuutta

Älä oleta, että alkuperäinen tilausmäärä on laskun määrä. Osittainen toimitus, korvaus, puute tai peruutettu rivi voi olla perusteltu. Tärkeää on, että lasku noudattaa sovittua laskutus sääntöä ja ero on näkyvissä.

3. Tarkista laskun tila ja tiliöinti

Varmista, että laskussa on yksilöllinen viite, oikea asiakastili, eräpäivä ja tila. Varmista myös, ettei se ole tupla, peruutettu, korvattu tai hyvitetty hyvityslaskulla.

Pidä selkeä linkki laskusta myyntitilaukseen ja tilausten toimitusrekisteröinteihin. Yhteinen viite on hyödyllinen, mutta luotettava tietuensuhde on parempi kuin luottaa jonkun muistikuvaan sähköpostiketjusta.

4. Kohdista käteinen oikealle saamiselle

Laskun maksutasaus on tehtävä sovittaa vastaanotettu maksu asiaankuuvaan laskuun tai kirjata, miksi sitä ei vielä voida sovittaa. Tasaus maksuviitteellä, maksajan nimellä, valuutalla, summalla, maksutietoilmoituksella ja laskunumerolla, kun saatavilla.

Kun jälleenmyyjä maksaa useita laskuja yhdessä siirrossa, kohdenna maksu luetelluille laskuille. Kun maksu on vajavainen, älä sulje laskua hiljaa: jätä jäljelle jäävä määrä auki ja nosta poikkeus tukevine yksityiskohtineen.

Luottotilit vaativat työn syöttämistä suoraan tiimin lähestymistapaan tukkumyynnin luottoturvallisuuteen. Nykyinen saatavien kirjanpito on välttämätön järkevien perintäpäätösten kannalta.

Minkä poikkeustyyppien selvitykseen tukkurien taloushenkilöstön tulisi keskittyä?

Poikkeukset eivät ole oletuksena virheitä. Ne ovat eroja tietueiden välillä, jotka tarvitsevat syyn, omistajan ja ratkaisupolun. Hyödyllinen poikkeusjono estää taloushenkilöstöä etsimästä toistuvasti sähköposteista, varastojärjestelmistä ja taulukoista.

Yleisiä tukkulaskujen yhteensovituspoikkeuksia ovat:

• Määräero: toimitettu määrä poikkeaa myyntitilauksesta tai laskusta.
• Osittainen toimitus: vain osa tilauksesta on toimitettu ja loput odotetaan myöhemmin.
• Jäljelle jäänyt tilaus: toimittamaton saldo jää auki myöhempää toimituspäätöstä varten.
• Hintaero: lasku ei vastaa hyväksyttyä hintaa, alennusta tai kampanjatietoja.
• Tuplalaskutus: sama toimitus tai tilausrivi näkyy useammalla laskulla.
• Laskuttamaton toimitus: tavara on toimitettu, mutta laskua ei ole lähetetty.
• Lasku ilman toimitustodistetta: lasku on olemassa, mutta toimitustietue puuttuu tai on epäselvä.
• Lyhyt- tai ylipalkkaus: saatu käteinen ei vastaa laskun saldoa.
• Käyttämätön maksu: käteinen on saapunut, mutta sitä ei voida varmasti allokoida.
• Asiakkaan perustietojen ongelma: maksaja, jälleenmyyjäyksikkö, laskutusosoite tai valuutta on väärä.

Aseta yksinkertainen työnkulku jokaiselle poikkeukselle: kirjaa viite, tunnista syy, nimeä vastuuhenkilö, valitse korjaava asiakirja tai toimenpide ja säilytä lopputulos. Myynti vastaa kaupallisista hyväksynnistä; varasto tai toiminta varmistaa tilausten toimituksen; taloushallinto hallinnoi laskun tilaa, hyvityslaskuja ja maksujen kohdentamista.

Varaston hylly, toimituslaatikko ja laskukansio järjestettynä selkeäksi yhdistetyksi työnkuluksi

Kuinka sovittaa hyvityslaskuja, palautuksia ja vajaatoimituksia?

Hyvityslasku on asiakirja, joka vähentää aiemmin laskutetun summan kokonaan tai osittain. Hyvityslaskun selvitys tarkoittaa sen todistamista, mihin laskuun ja alkuperäiseen laskutuserään hyvitys liittyy, ja varmistamista, että asiakkaan saldo vähenee kerrankin – ei kahdesti.

Palautuksissa aloita palautusvaltuutuksella (RMA). RMA on hyväksytty viite asiakkaalta sallituista palautettavista tavaroista. Sen tulisi tunnistaa alkuperäinen tilaus tai lasku, tuotteet, määrät, palautussyyn ja ehdotettu kaupallinen lopputulos.

Säännelty palautusprosessi noudattaa yleensä tätä järjestystä:

1. Hyväksy RMA sovitun palautuspolitiikan mukaisesti.
2. Kirjaa palautettujen tavaroiden vastaanotto ja tarkastus tarvittaessa.
3. Vahvista hyväksytty määrä ja syykoodi.
4. Anna hyvityslasku vain hyväksytylle summalle.
5. Linkitä hyvityslasku alkuperäiseen laskuun ja kohdenna se saldoa, palautusta tai tulevaa tilausta vasten politiikkasi mukaan.

Lyhyitä toimituksia tulee käsitellä yhtä selkeästi. Jos jälleenmyyjää on laskutettu enemmän kuin toimitettiin, anna tai hyväksy korjaus viipymättä. Jos jälleenmyyjää on laskutettu vain toimitetuista tavaroista, pidä jäljellä oleva myyntitilauksen saldo jälkitoimituksena tai sulje se dokumentoidulla syyllä.

Selkeä tukkumyynnin palautus- ja hyvityslaskuprosessi pitää asiakaspalvelun, varaston henkilökunnan ja taloushallinnon työskentelemässä saman todisteen pohjalta.

Miten ALV, valuutat ja maksuerot vaikuttavat vastaukseen?

Veron ja valuutan erot voivat saada kaupallisesti oikean laskun näyttämään erilaiselta kuin alkuperäinen tilaussumma. Ne tulee hallita eksplisiittisina kenttinä ja dokumentoiduilla säännöillä, ei epämuodollisesti kuukauden lopussa.

ALV:sta tarkista asiakkaan henkilöllisyys, laskutus- ja toimitustiedot, verokohtelu, laskun tiedot sekä liiketoimintasi käytännön ja asianomaisten lainkäyttöalueiden edellyttämä tukevat todisteet. Rajat ylittävissä B2B-tapahtumissa tulee olla erityisen tarkkana, koska oikea kohtelu riippuu toimituksen tosiseikoista. Pidä kirjaa siitä, miksi tiettyä kohtelua käytettiin, ja tarkista prosessisi nykyisen EU ALV -vaatimustenmukaisuus B2B-tukkukaupassa ohjeistusta ja ammattilaisneuvoja.

Valuutan osalta määritä, mikä valuutta ohjaa tilausta, laskua ja selvitystä. Monivaluuttainen tuoteluettelo voi tehdä jälleenmyyjän tilaamisesta selkeämpää, mutta taloushallinnon on silti oltava dokumentoitu käytäntö laskun kirjaamiseen, pankkikulujen käsittelyyn ja laskutetun ja selvitetyn summan erojen tunnistamiseen.

Älä anna pienten erojen muuttua näkymättömiksi hyvityksiksi. Kirjaa, liittyykö ero sovittuun alennukseen, hyvityslaskuun, maksukuluihin, valuuttakurssin eroon vai ratkaisemattomaan riitaan. Oikea kirjanpitokäsittely noudattaa yhtiön kirjanpitokäytäntöä.

Mitä kuukauden lopun tukkulaskujen selvityslistan tulisi sisältää?

Kuukauden lopussa on vahvistettava, että pääkirja heijastaa tukkukaupan operatiivista tilaa. Sen ei tulisi olla ensimmäinen kerta, kun huomataan tavaroiden toimitus ilman laskua tai että jälleenmyyjä kiistää saldon.

Käytä toistettavaa kuukauden lopun sulkemisen tarkistuslistaa:

• Tarkista avoimet, peruutetut, osittain toimitetut tai takakuittaukset odottavat myyntitilaukset.
• Tunnista ennen raportoinnin rajapäivää valmistuneet mutta laskuttamatta jääneet toimitukset.
• Tunnista ilman sidottua tilausten toimitus-todistetta laaditut laskut ja tutki ne.
• Täsmää avoimet saatavat laskureksiteriin ja maksueriin.
• Tarkista kohdistamaton käteinen, lyhyet maksut, ylikirjanpidot ja asiakkaan vähennykset.
• Täsmää hyvityslaskut lähteisiin eli laskuihin, palautuksiin tai hyväksyttyihin kaupallisiin oikaisuihin.
• Tarkista myynnin ja luottoriskien hallinnan omistajien kanssa erääntyneet tai myöhässä olevat laskut.
• Varmista, että valuutta-, vero- ja asiakastietojen poikkeuksiin liittyy dokumentoitu ratkaisu.
• Säilytä täsmäytysraportti, poikkeuslokit ja hyväksynnät tarkastusta varten.

Tarkat rajapäiväsäännöt, hyväksyntäraja-arvot ja toleranssien käsittely tulisi määritellä oman kirjanpitopolitiikkasi ja neuvonantajan ohjeiden mukaan. Yhtenäisyys on tärkeämpää kuin geneerisen säännön käyttö, joka ei sovi omaan kauppamalliisi.

Voitiko tilaus-lasku-automaatio parantaa tukkumyynnin vastausta?

Kyllä – tilaus-lasku-automaatio parantaa vastausta pitämällä tilaus-, tilausten toimitus-, lasku- ja asiakastiedot yhteydessä, joten poikkeamat ovat helpompi tunnistaa ja jäljittää.

Automaatio ei poista tarkistuksen tarvetta. Se vähentää uudelleensyöttöä, joka aiheuttaa vältettävissä olevia eroja, antaen samalla selkeämmän tarkastusjäljen aidoille kaupallisille poikkeamille. Vahvimmat työnkulut säilyttävät lähdeviitteet, kun tilaus etenee hyväksynnästä, toimituksesta, laskutuksesta ja maksuperinnästä.

Esimerkiksi brändätty B2B-jakelijaportaali voi tallentaa hyväksytyn jälleenmyyjätilaus oikealle tilille, hinnastolle, valuutille ja ehdoille. Tilaustilojen näkyvyys voi näyttää, odottaako rivi tilausten toimitusta, onko se osittain toimitettu vai valmis. ALV-herkkä laskutus ja strukturoitu tietosiirto kirjanpitoon tekevät lopullisesta laskusta helpomman sovittaa alkuperäiseen tapahtumaan.

BrandGate tukee tätä yhteyksien lähestymistapaa brändätyllä B2B-verkkokaupalla, jälleenmyyjien käyttöönotolla, monivaluuttatuoteluetteloilla, ALV-herkällä laskutuksella ja tilauksesta laskuun -työnkuluilla, mukaan lukien natiivi Fortnox-integraatio. Lue lisää tukkumyynnin tilauksesta laskuun -automaatiosta ja tukkumyynnin Fortnox-kirjanpitosynkronoinnista.

Brändätty tukkumyynnin verkkokauppa, joka virtaa pakettiin, laskuun ja kirjanpitokirjaan

Milloin tukkuyrityksen tulisi korvata taulukkolaskenta integroiduilla järjestelmillä?

Taulukkolaskenta voi toimia pienelle, vakaalle tilausvirralle, kun yksi henkilö näkee kunkin tapahtuman koko historian. Ne muuttuvat hauraiksi, kun useat tiimit muokkaavat tietueita, jälleenmyyjät tilaavat eri valuutoissa, toimitukset jaetaan, hyvityslaskut lisääntyvät tai talous joutuu syöttämään tietoja uudelleen myynti- ja kirjanpitotyökalujen välillä.

Harkitse integroituja järjestelmiä, kun tiimi kysyy säännöllisesti kysymyksiä, joilla pitäisi olla nopea ja luotettava vastaus:

• Mitkä tilaukset on hyväksytty mutta ei vielä lähetetty?
• Mitkä toimitukset odottavat laskutusta?
• Mihin jälleenmyyjän maksuun tämä lasku liittyy?
• Liittyykö tämä hyvityslasku palautukseen, puutteeseen vai hinnoittelukorjaukseen?
• Kumpi tilauksen versio on hyväksytty?

Tavoite ei ole automaatio itsensä vuoksi. Se on hallittu tilauksesta laskuun -prosessi, jossa jokainen tiimi työskentelee saman tapahtumahistorian pohjalta ja käyttää aikansa merkittävien poikkeusten ratkaisemiseen.

Jos tarkastelet, miten tukkutilauksesi, laskutuksesi ja Fortnox-virtauksesi yhdistyvät, varaa demo keskustellaksesi prosessista. Voit myös tarkastella hinnoittelua kun olet valmis vertailemaan vaihtoehtoja.