Tukkumyynnin luottohallinta on prosessi, jossa päätetään, milloin tarjota kauppahintaa, asetetaan sen ehdot ja reagoidaan johdonmukaisesti, kun maksuriski muuttuu. Toimittajalle, joka myy jälleenmyyjien tai jakelijoiden kautta, se suojaa kassavirtaa ilman, että jokainen asiakaskeskustelu muuttuu rahoituskiistaksi.
Praktinen tavoite on suoraviivainen: jälleenmyyjä tietää, mitä sen on toimitettava, milloin maksu erääntyy ja mitä tapahtuu, jos tili jää jälkeen. Myynti voi kasvattaa tilejä sovittujen rajojen sisällä, rahoitus voi valvoa myyntisaamisia ja operaatiot voivat vapauttaa tilauksia luottavaisin mielin.
Mikä on tukkumyynnin luottohallinta?
Tukkumyynnin luottohallinta on prosessi, jota toimittaja käyttää ostajan arvioimiseen, kauppahintaisen luoton hyväksymiseen, maksuehtojen ja luottorajojen asettamiseen, laskujen valvontaan ja myöhässä olevien saldojen hallintaan. Kauppahinta on järjestely, jossa toimittaja toimittaa tavarat ennen maksun vastaanottamista sovittujen laskuehtojen mukaisesti.
Se on laajempi kuin perintä. Hyvä B2B-luottohallinta alkaa ennen ensimmäistä tilausta, jatkuu tilauksen hyväksynnän ja laskutuksen kautta ja tarjoaa rauhallisen, toistettavan vastauksen, kun maksu myöhästyy.
Toimiva prosessi vastaa näihin kysymyksiin:
- Kuka voi hakea luottoa ja mitä tietoja vaaditaan?
- Kuka voi hyväksyä jälleenmyyjä- tai jakelijatilin?
- Mitä maksuehdon ja tukkumyynnin luottorajaa sovelletaan kyseiseen tiliin?
- Milloin tilaus tulisi pitää tarkistusta varten?
- Kuka ottaa yhteyttä ostajaan, kun lasku myöhästyy?
- Kuka voi hyväksyä poikkeaman ja miten se kirjataan?
Toimittaja, jälleenmyyjä ja rahoituspöytä yhdistetty yhdellä järjestelmällisellä polulla
Kuinka tukkumyyntiyrityksen tulisi arvioida jälleenmyyjän luottoriski?
Arvioi jälleenmyyjän luottoriski johdonmukaisella käyttöönottotarkistuslistalla ja tee sitten suhteellinen kaupallinen harkinta yhden tietopisteen varaan luottamisen sijaan. Luottohakemus on asiakirja, jonka mahdollinen ostaja täyttää maksuehdoista pyytämiseksi; sen tulisi sisältää tiedot, joita tarvitaan oikeushenkilön tunnistamiseen ja tilin hallintoon.
Kerää ja vahvista vähintään:
- Oikeushenkilön nimi, rekisteröity osoite ja liiketoiminnan tunnistetiedot
- Pääasiallisen kaupan ja ostovelkojen yhteyshenkilöt
- ALV-numero, jos se on relevantti liiketoimelle
- Toimitusosoitteet ja laskutusosoite
- Henkilö, jolla on valtuudet tehdä tilauksia tai hyväksyä ehdot
- Pyydetyt maksuehdon ja odotettu tilausmalli
- Pankki-, kauppahinta- tai muut luottotiedot, jos ne ovat asianmukaisia politiikkaasi
EU:n sisäisen rajat ylittävän B2B-kaupan osalta vahvista ALV-numero Euroopan komission VIES-palvelun kautta. [1] Kirjaa tulos tilin perustamisen osana ja tee sitten erillinen luottopäätös politiikkasi mukaisesti.
Luottotarkistus on tietojen tarkistaminen, jota käytetään päätettäessä, tarjotaanko luottoa ja millä perusteella. Sen syvyyden tulisi heijastaa harkitsemaasi riskiä. Pieni avaustilauksesta ennakkomaksulla tarvitsee erilaisen tarkistuksen kuin suuri kausiluonteinen sitoumus nettomaksuehdoilla.
Aseta tarkistuksesi ja mahdollinen kolmannen osapuolen tietojen käyttö paikallisen oikeudellisen neuvonnan avulla. Yksityisyys-, luottotiedot ja perintäsäännöt voivat vaihdella markkinoittain. Kirjallisen politiikan tulisi myös erottaa uusi jälleenmyyjä vakiintuneesta asiakkaasta, jolla on tunnettu maksuhistoria.
Jälleenmyyjän käyttöönotto ei saa päättyä myyntikontaktin lisäämiseen laskentataulukkoon. Tilillä on oltava hyväksytty oikeushenkilö, dokumentoidut ehdot ja selkeä tila, jonka myynti, rahoitus ja operaatiot voivat kaikki nähdä. Tämä liittyy läheisesti käytännölliseen tukkumyynnin tilinhallinnan malliin: suhteen omistajuus ja riskien omistajuus on toimittava yhdessä.
Kuinka asetetaan jälleenmyyjän luottorajaa?
Tukkumyynnin luottorajaa on suurin maksamaton riski, jonka toimittaja on valmis sallimaan tietylle ostajalle tiettynä ajankohtana. Sen tulisi kattaa jo maksamattomat laskut ja, jos se on relevantti politiikkaasi, hyväksytyt tilaukset, joita ei ole vielä laskutettu tai toimitettu.
Vältä yhden yleisen rajan asettamista jokaiselle tilille. Käytä sen sijaan dokumentoitua päätöstä, joka ottaa huomioon ostajan kauppahistorian, odotettujen tilausten arvon ja taajuuden, olemassa olevat maksamattomat laskut, tuotteiden saatavuuden, marginaaliriskien ja liiketoiminnalliset seuraukset, jos maksu viivästyy.
Hyödyllinen politiikka erottaa kolme päätöstä:
| Päätös | Mitä se hallitsee | Tyypillinen omistaja |
|---|---|---|
| Luoton hyväksyntä | Voiko ostaja tilata laskuehtoilla | Rahoitus tai delegoitu luoton hyväksyjä |
| Luottorajaa | Kuinka paljon kokonaisriskiä on hyväksyttävää | Rahoitus kaupallisen panoksen kanssa |
| Tilauksen vapautus | Voiko tämä yksittäinen tilaus siirtyä täyttämiseen | Operaatiot hyväksyntäsääntöjen mukaisesti |
Tarkista rajat, kun tili muuttuu. Jälleenmyyjä, joka pyytää suurempia tilauksia, siirtyy uudelle alueelle, kiistää laskuja tai kehittää myöhässä olevien maksujen mallia, saattaa tarvita uuden päätöksen. Samoin luotettava tili voi lopulta oikeuttaa tarkistetut ehdot tai korkeamman rajan politiikkasi mukaisesti.
Älä anna epävirallisten lupausten ohittaa tilin tietoja. Jos myynti hyväksyy väliaikaisen poikkeaman, dokumentoi summa, syy, hyväksyjä, voimassaoloaika ja mahdolliset ehdot, kuten osittainen maksu ennen lähetystä.
Huolellinen tasapainovaaka, jolla on paketti toisella puolella ja lasku toisella
Mitä maksuehdon tukkumyyntiyritykset pitäisivät tarjota?
Tukkumyynnin maksuehdon ovat sovitut säännöt siitä, milloin ja miten ostaja maksaa toimittajalle. Niiden tulisi ilmoittaa eräpäivä, hyväksytty maksutapa, valuutta, laskutusyksikkö, riitojen käsittely ja kaikki asiaankuuluvat toimitus- tai tilauksen vapautusedellytykset.
Yleiset vaihtoehdot sisältävät:
- Ennakkomaksu: maksu vastaanotetaan ennen kuin tavarat vapautetaan. Tämä sopii usein uusille tileille, räätälöidyille tilauksille tai pidossa oleville tileille.
- Pro forma -lasku: asiakirja, joka pyytää maksua ennen toimittamista; kun se on maksettu, toimittaja voi jatkaa sovitun työnkulun mukaisesti. Vahvista paikallisesti, miten se sopii laskutus- ja verovaatimuksiin.
- Nettomaksuehdon: maksu erääntyy ilmoitetun ajan kuluttua laskun päivämäärästä tai muusta selkeästi määritellystä laukaisimesta. Sanamuodon on tehtävä eräpäivä epäselvyyksittömäksi.
- Talletus plus saldo: osa tilauksesta maksetaan etukäteen, ja jäljellä oleva summa erääntyy sovittujen ehtojen mukaisesti.
Ehtojen arkki on hyödyllinen vain, jos se poistaa epäselvyydet. Kirjaa, juokseeko eräpäivä laskun päivämäärästä, toimittamispäivästä vai muusta tapahtumasta; tunnista valuutta; ja ilmoita, mitä tapahtuu, jos on kysymys. Varmista, että tilausvahvistus, lasku ja tilin tiedot sisältävät samat ehdot.
Sinun tukkumyynnin ehtojen ja ehtojen tarkistusluettelo tulisi olla luottopolitiikan rinnalla. Pyydä pätevää kaupallista asianajajaa tarkistamaan ehdot, jotka kattavat myöhässä olevan maksun, omistusoikeuden säilyttämisen, riidat ja perintä jokaisen markkinan osalta, joilla käyt kauppaa.
Mitä sinun tulisi tehdä, kun jälleenmyyjällä on myöhässä olevia laskuja?
Myöhässä oleva tukkumyynnin lasku on lasku, joka jää maksamatta sovitun eräpäivän jälkeen. Käsittele se signaalina tutkia ja kommunikoida – ei automaattisena todisteena siitä, että asiakas ei ole valmis maksamaan.
Käytä vaiheittaista tukkumyynnin perintäprosessia, joka on tiukka, ammattimainen ja dokumentoitu:
- Tarkista, että lasku on myönnetty oikealle oikeushenkilölle ja yhteyshenkilölle, oikealla ostotilauksella tai toimitusnäytöllä, jos vaaditaan.
- Ota yhteyttä ostovelkojen yhteyshenkilöön viipymättä ja kysy, onko käsittelyongelma, riita tai odotettu maksupäivä.
- Kirjaa jokainen lupaus, kysymys ja seuranta tilin tietueeseen.
- Escaloi sovitun aikavälin ja valtuuksien tasojen mukaisesti, jos maksu ei saavu tai riitaa ei ole perusteltu.
- Päätä, pitäisikö uudet tilaukset pitää pidossa, vaatia ennakkomaksua vai hyväksyä rajoitettu poikkeus.
Erottele aitojen laskuriita yleisestä kassavirtaviiveestä. Riita tarvitsee vastuullisen omistajan ja ratkaisureitin; jättäminen määrittämättömäksi luo sekaannusta ja vaikeuttaa perintää. Myynti tulisi auttaa suhteen säilyttämisessä ja selventämään kaupallista kontekstia, mutta rahoituksen tulisi säilyttää maksupäätöksen hallinta.
Pitäisikö sinun hyväksyä uusi tukkumyynnin tilaus, kun lasku on myöhässä?
Yleensä myöhässä oleva lasku tulisi laukaista tilauksen tarkistus ennen kuin uudet tavarat vapautetaan, mutta se ei aina vaadi samaa vastausta jokaiselle tilille. Yleinen sääntö voi olla yksinkertainen hallita, mutta se voi olla tarpeettoman jäykkä, kun on dokumentoitu riita tai maksu on vahvistettu mutta ei vielä kirjattu.
Määrittele tilaperustaiset säännöt etukäteen. Esimerkiksi tili voi olla selkeä kauppaa varten, vaatia tarkistusta, rajoittua ennakkomaksuun tai olla pidossa. Tarkat kynnykset ja poikkeamat ovat sinun kaupallista politiikkaasi; tärkeä asia on, että tila on näkyvissä ennen poimintaa, pakkausta tai lähetystä.
Selkeä tukkumyynnin tilauksen hyväksyntätyönkulku estää varastotiimin pyynnöstä tulkita luottoriskiä viime hetkellä. Se myös tarkoittaa, että myynti voi selittää seuraavan vaiheen jälleenmyyjälle ilman lupauksia, joita se ei voi pitää.
Varaston portti avautuu vain yksinkertaisen valintamerkin signaalin jälkeen ostovelkojen pöydältä
Kuinka myynti, rahoitus ja operaatiot voivat yhtyä luottopäätöksiin?
Yhtyminen tulee jaetusta tiedosta, selkeistä rooleista ja hallitusta poikkeamaprosessista. Rahoitus ei saa löytää suurta tilausta sen jälkeen, kun se on lähetetty, eikä myynti saa joutua etsimään sähköpostista tilin pidosta.
Anna jokaiselle tiimille käytännöllinen rooli:
- Myynti omistaa suhteen kontekstin, kerää puuttuvat käyttöönottotiedot ja kommunikoi hyväksyttyjä vaihtoehtoja jälleenmyyjälle.
- Rahoitus omistaa luoton hyväksynnän, laskun tarkkuuden, myyntisaamisten seurannan ja päätökset luottopolitiikan sisällä.
- Operaatiot tarkistaa tilauksen tilan ennen täyttämistä ja vapauttaa tai pitää tilauksia kirjatun päätöksen mukaisesti.
- Johtajuus hyväksyy politiikan, valtuuksien rajat ja poikkeamat normaalien sääntöjen ulkopuolella.
Yksi totuuden lähde on tärkeä. Tilauksen tila, luottotila, maksuehdon, laskujen viitteet ja tilin yhteyshenkilöt tulisi olla helppo löytää ja pitää ajan tasalla. Jos laskutustiedot sijaitsevat Fortnoxissa, Fortnox-kirjanpitosovitus tukkumyyntiin voi vähentää välttämättömiä uudelleenkirjoituksia tukkumyynnin operaatioiden ja kirjanpitotietueiden välillä.
BrandGate tukee tätä jaettua työnkulkua jälleenmyyjän käyttöönottoon, merkityn B2B-verkkokaupan, tilausten hallinnan, ALV-tietoisen laskutuksen ja Fortnox-kirjanpitosovituksen kautta. Se voi tehdä hyväksytyt ehdot, tilin tiedot ja tilauksen tilan helpommin hallittavaksi yhdessä operatiivisessa työnkulussa. Se ei korvaa luottoharkintaa, oikeudellista neuvontaa tai perintätyötä.
Mitä tukkumyynnin luottohallintaprosessia ja tietueita sinun tulisi tarkistaa säännöllisesti?
Tarkista prosessi usein tarpeeksi, jotta voit havaita ajautumisen ennen kuin siitä tulee asiakas- tai kassavirtaongelma. Tavoite ei ole luoda enemmän raportointia; se on varmistaa, että säännöt vastaavat edelleen sitä, miten tilaukset tosiasiallisesti hyväksytään, laskutetaan ja täytetään.
Tarkista nämä tiedot ja hallinnot:
- Aktiiviset luottohakemukset ja epätäydelliset liiketoiminnan tunnistetiedot
- ALV-numeron vahvistustiedot, jos sovellettavissa
- Maksuehdon, eräpäivän sanamuoto ja laskumallit
- Nykyiset luottorajat, väliaikaiset poikkeamat ja voimassaoloajat
- Avoimet laskut, kiistanalaiset laskut ja myöhässä olevan seurannan
- Tilaukset pidossa, vapautettu tai muutettu ennakkomaksuun
- Muutokset jälleenmyyjän oikeushenkilöihin, yhteyshenkilöihin tai toimitusjärjestelyihin
- Toistuvat laskujen kyselyjen syyt, kuten epäsopivat ostotilausviitteet
Johdonmukainen tilaus-laskutus-tieto vähentää välttämättömiä maksukeskusteluja. Lue lisää tilaus-laskutus-automaatiosta tukkumyyntiin, jos tiimisi siirtää edelleen tilauksen tietoja sähköpostien, laskentataulukoiden ja kirjanpidon välillä manuaalisesti.
Vahva tukkumyynnin luottohallintaprosessi on oikeudenmukainen hyvien asiakkaiden kannalta, koska se tekee odotuksista selkeät. Se on myös turvallisempi toimittajalle, koska päätökset ovat näkyvissä, toistettavissa ja tehdään ennen kuin lisäriski jättää varaston.
Jos rakennat yhteydessä olevampaa tukkumyynnin työnkulkua myyntiin, rahoitukseen ja operaatioihin, varaa BrandGate-esittely.