Tukkumyyntitilausten varaston loppumisen hallinta on prosessi, jossa käsitellään tukkumyyntitilausrivejä, joita ei voida toimittaa kokonaisuudessaan odotettuna päivänä. Se kattaa päätökset saatavuudesta, varaston kohdentamisesta, korvauksista, peruutuksista, osittaisista lähetyksistä ja jälleenmyyjien viestinnästä.
Brändin tai jakelijalle tavoitteena ei ole piilottaa varaston loppumisen ongelmaa. Tavoitteena on antaa jälleenmyyjälle tarkka valinta nopeasti, suojata tärkeitä liikesuhteita ja pitää myyntitilaus, varaston toiminnot ja laskutus synkronoituina.
Tiivistelmä: Käsittele jokaista saatavilla olevaa tilausriviä operatiivisena poikkeamana, jolla on omistaja, tila, odotettu saatavuuspäivä ja kirjattu jälleenmyyjän päätös. Se muuttaa epävarman sähköpostikeskustelun hallituksi tilausten täyttämisen työnkuluksi.
Mikä on tukkumyyntitilausten varaston loppumisen hallinta?
Tukkumyyntitilausten varaston loppumisen hallinta on toistettava työnkulku tilauksille, joita ei voida täyttää välittömästi, koska pyydetty tuote ei ole saatavilla. Tuote on tietty tuotteen variantti, jota tilataan, kuten tietty koko, väri, pakkausmuoto tai malli.
Tukkumyyntitilaus varaston loppumisen jälkeen on jälleenmyyjän myyntitilauksen täyttämätön osa, jonka toimittaja aikoo toimittaa myöhemmin, vahvistetun saatavuuden edellytyksin. Se ei ole yksinkertaisesti epämääräinen lupaus toimittaa "kun varasto saapuu". Sillä pitäisi olla selkeä tilausrivin tila, vastuussa oleva omistaja ja seuraava toimenpide.
Tämä on tärkeää, koska yksi jälleenmyyjän tilaus voi sisältää useita tuloksia samanaikaisesti. Jotkut rivit voivat olla vahvistettuja ja valmiita lähettämiseen; toinen voi olla varaston loppumisen jälkeen; kolmas voi olla hyväksytty korvaus. Tilauksen käsittely yhtenä erottamattomana kokonaisuutena tekee varastosta, rahoitustiimistä ja jälleenmyyjästä enemmän työtä kuin on tarpeen.
Varaston hyllyt, joissa on muutamia tyhjiä paikkoja ja paketteja odottamassa lastauslavalla
Milloin tukkumyyntitilaus pitäisi laittaa varaston loppumisen jälkeen, korvata tai peruuttaa?
Valitse tulos yksittäisen tilausrivin tasolla varaston, tarjonnan ja jälleenmyyjän tarpeiden tarkistamisen jälkeen. Oikea tulos riippuu tuotteesta, odotettavasta viiveestä, tilin sopimuksesta ja siitä, hyväksyykö jälleenmyyjä vaihtoehdon.
| Tilausrivin tulos | Käytä sitä kun | Vaadittu toimenpide |
|---|---|---|
| Vahvistettu | Varasto on kohdistettu ja voidaan vapauttaa normaalien täyttämisen sääntöjen mukaisesti. | Varaa varasto ja lähetä rivi täyttämiseen. |
| Varaston loppumisen jälkeen | Tuote ei ole saatavilla nyt, mutta on olemassa uskottava täydennyspolku. | Kirjaa odotettu saatavuuspäivä ja kysy, haluaako jälleenmyyjä odottaa vai jakaa lähetyksen. |
| Korvattu | Sopiva vaihtoehto on olemassa ja jälleenmyyjä hyväksyy sen. | Kirjaa korvaava tuote, määrä, hinnoittelun käsittely ja hyväksyntä. |
| Peruutettu | Tarjonta on epävarma, viive on hyväksymätön tai jälleenmyyjä hylkää käytettävissä olevat vaihtoehdot. | Sulje rivi ja varmista, että se on poissuljettu keräilystä ja laskutuksesta. |
| Lähetetty | Asianmukainen määrä on lähtenyt varastosta. | Liitä lähetyksen tiedot ja valmistele täytetty määrä laskutukseen. |
Älä korvaa ilman sopimusta, ellei tukkumyyntiehtosi nimenomaisesti salli määriteltyä korvaustyyppiä ja jälleenmyyjä ole hyväksynyt kyseisen järjestelyn. Paperin päällä läheinen vaihtoehto voi olla kaupallisesti sopimaton: pakkaus, väri, hyllysuunnitelma, ainesosat, yhteensopivuus tai kausiluonteisuus voivat kaikki olla merkityksellisiä.
Peruutus voi olla rehellisempi valinta, kun luotettavaa saatavuuspäivää ei ole olemassa. Rivin jättäminen loputtomasti auki vääristää kysyntää, varastoa ja tulosnäkymiä sekä luo väärät odotukset jälleenmyyjälle.
Mitä tietoja sinun pitäisi kirjata jokaisesta tukkumyyntitilauksen varaston loppumisesta?
Varaston loppumisen jälkeen -tietue pitäisi antaa kollegalle mahdollisuus vastata kolmeen kysymykseen ilman vanhojen viestien uudelleen avaamista: mitä tilattiin, mitä voidaan toimittaa ja mihin jälleenmyyjä on suostunut?
Kirjaa seuraavat jokaista vaikutettua myyntitilausriviä vastaan:
- jälleenmyyjän tili, myyntitilauksen viite ja ostotilauksen viite;
- tuote, tuotteen kuvaus, tilattu määrä ja vaikutettava määrä;
- nykyinen rivin tila: vahvistettu, varaston loppumisen jälkeen, korvattu, peruutettu tai lähetetty;
- käytettävissä oleva varasto, mikä tarkoittaa varastoa, joka on fyysisesti kirjattu saatavilla olevaksi asianomaisessa paikassa;
- varasto, joka on jo kohdistettu muihin hyväksyttyihin tilauksiin;
- saapuva varasto, mikä tarkoittaa täydennystä, jota odotetaan mutta jota ei vielä ole saatavilla lähettämiseen;
- odotettu saatavuuspäivä ja sen perusta, kuten toimittajan vahvistus tai suunniteltu tuotannon valmistuminen;
- ehdotettu korvaava tuote, jos sellainen on, ja jälleenmyyjän hyväksyntä tai hylkääminen;
- hyväksyykö jälleenmyyjä osittaisen lähetyksen;
- lähetyksen, laskun ja hyvityslaskun viitteet toiminnan tapahtuessa;
- nimetty sisäinen omistaja ja seuraava tarkistuspäivä.
Saatavilla oleva varasto on määrä, jonka voit vastuullisesti sitoutua tuleviin tilauksiin varaston, kohdistusten ja odotetun tarjonnan huomioon ottamisen jälkeen. Se eroaa käytettävissä olevasta varastosta. Pelkkä hyllyn laskenta ei osoita, onko varasto jo sitoutunut muualle.
Pidä odotettu saatavuuspäivä erillään toivosta tai arviosta. Jos tarjonta on vahvistamaton, merkitse se vastaavasti ja aseta päivä aseman tarkistamiseen. Selkeä epävarmuus on parempi kuin tarkalta näyttävä päivä, jolla ei ole operatiivista perustaa.
Kuinka sinun pitäisi kohdistaa rajoitettu varasto tukkumyyntijälleenmyyjien kesken?
Tukkumyyntiin liittyvä varaston kohdistus on päätös siitä, mitkä hyväksytyt tilaukset saavat rajoitetun varaston. Tee tämä päätös kirjoitetun säännön kautta eikä sen perusteella, kuka lähettää sähköpostia tai soittaa ensimmäisenä.
Käytännöllinen kohdistuskäytäntö voi ottaa huomioon:
- Olemassa olevat sitoumukset. Kunnioita varastoa, joka on jo muodollisesti varattu tai sopimuksellisesti sitoutunut ennen uusien yksiköiden kohdistamista.
- Tilauksen hyväksymis- ja sulkemissäännöt. Määritä, milloin tilaus tulee kelpoiseksi kohdistukseen, erityisesti lanseerausten ja kausiluonteisten määräaikojen ympärillä.
- Jälleenmyyjän vaatimukset. Harkitse, onko toimitus sidottu sovittuun lanseeraukseen, kampanjaan, täydennystarpeen tai asennuspäivään.
- Tilin strategia. Jos tilin prioriteetti on osa kaupallista malliasi, dokumentoi se, sovella sitä johdonmukaisesti ja varmista, että myyntitiimi ymmärtää sen.
- Vähimmäismäärät. Joissakin tapauksissa pienempi kohdistus tarjoaa vähän arvoa jälleenmyyjälle. Kysy, onko osittainen määrä hyödyllinen ennen sen lähettämistä.
- Turvavarasto. Turvavarasto on varasto, jota pidetään puskurina epävarmuutta vastaan. Päätä, onko se suojattu palvelun jatkuvuuden vuoksi vai voidaanko se vapauttaa pula-aikana, ja kuka voi tehdä kyseisen poikkeaman.
Vältä varaston uudelleenkohdistamista hiljaa sen jälkeen, kun jälleenmyyjä on saanut vahvistuksen. Jos aiempi kohdistus on muutettava, eskaloi se sisäisesti ja ota yhteyttä vaikuttuneeseen jälleenmyyjään viipymättä vaihtoehtojen kanssa.
Tämä prosessi riippuu hyvistä varaston tietueista. Lue oppaastamme tukkumyyntiin liittyvän varaston tarkkuuden ja tilausnäkyvyyden parantamisesta operatiivisista kurinpidollisista toimista, jotka tekevät kohdistuspäätöksistä luotettavampia.
Joukko paketteja, jotka jaetaan huolellisesti haarautuvien reittien mukaan eri verkkokauppoihin
Milloin on järkevää jakaa tukkumyyntilähettäminen?
Tukkumyyntilähettämisen jakaminen tarkoittaa saatavilla olevan osan lähettämistä nyt ja jäljellä olevien varaston loppumisen jälkeen -rivien lähettämistä myöhemmin. Se on järkevää, kun saatavilla olevat tavarat ovat kaupallisesti hyödyllisiä jälleenmyyjälle ja niiden vastaanottamisen hyöty ylittää lisääntyneen käsittelyn, rahdin ja laskun monimutkaisuuden.
Ennen jakamista, vahvista:
- mitkä tuotteet ja määrät lähetetään nyt;
- hyväksyykö jälleenmyyjä erillisen toimituksen;
- odotettu saatavuuspäivä loput;
- kaikki sovitut rahdin, vähimmäistilauksen vaatimusten tai mainosaikataulun käsittelyt;
- kuinka varasto estää varaston loppumisen jälkeen -määrän keräämisen ikään kuin se olisi valmis;
- kuinka rahoitusprosessi sovittaa laskut todellisiin lähetettyihin määriin.
Osittainen lähetys ei saa muuttaa yhtä myyntitilaus useiksi ristiriitaisiksi versioiksi sähköpostin, varaston paperityöskentelyn ja kirjanpidon välillä. Käytä rivin tason määriä ja tiloja ja säilytä alkuperäinen jälleenmyyjän ostotilaus kaupallisena viitteenä.
Lisätietoja käsittelyjen selkeyttämisestä on oppaassa tukkumyyntitilausten täyttämisen prosessista.
Kuinka pidät jälleenmyyjiä tietoisina varaston loppumisen jälkeen olevista tuotteista?
Kerro jälleenmyyjälle heti kun pula on vahvistettu – ei sen jälkeen, kun alkuperäinen odotettava toimittamispäivä on ohitettu. Viestissä tulee tunnistaa tarkka tuote ja vaikutettava määrä, ilmoittaa mitä voidaan lähettää ja pyytää päätöstä, jos sellainen on tarpeen.
Käytä johdonmukaista päivitysrakennetta:
Aihe: Päivitys tilauksesta [viite]
Hei [nimi],
Voimme vahvistaa ja lähettää [saatavilla olevat tuotteet/määrät]. Seuraava rivi on tällä hetkellä varaston loppumisen jälkeen: [tuote, kuvaus, määrä].
Nykyinen odotettu saatavuuspäivä on [päivä/tila].
Kerro meille, haluaisitko: (a) vastaanottaa saatavilla olevat rivit nyt ja pitää tämän rivin auki, (b) hyväksyä [korvaava tuote] vai (c) peruuttaa vaikutettava rivi. Päivitämme tilauksen, kun saamme ohjeesi.
Ystävällisin terveisin, [omistaja]
Älä pakota jälleenmyyjää rekonstruoimaan tilannetta useista viesteistä. Yksittäinen totuuden lähde tilauksen tilalle auttaa myyntiä ja asiakaspalvelua antamaan saman vastauksen. Oppaastamme tukkumyyntitilausten tilan seurantaan selitetään, kuinka tehdä näistä tiloista hyödyllisiä eikä vain koristeellisia.
Brändin B2B-verkkokauppa tai jakelijaportaali voi myös näyttää hyväksytyille jälleenmyyjille heidän omien tilausten ja varaston loppumisen jälkeen -rivien nykyisen tilan. BrandGate tarjoaa tämäntyyppisen jälleenmyyjälle näkyvän tilausympäristön keskitetyn tilausten hallinnan rinnalla, mikä auttaa tiimejä vähentämään välttämättömiä tilan tarkistuksia ja uudelleensyöttöjä järjestelmien välillä.
Jälleenmyyjä ja varaston koordinaattori tarkastelevat samaa järjestettyä pakettien virtaa laskun yli
Mitä tukkumyyntitilausten varaston loppumisen jälkeen -käytäntöön pitäisi sisältyä?
Tukkumyyntitilausten varaston loppumisen jälkeen -käytäntö on sisäinen ja asiakkaalle näkyvä sääntöjoukko, joka hallitsee sitä, mitä tapahtuu, kun tilausta ei voida täyttää pyydetyllä tavalla. Sen pitäisi olla linjassa tukkumyyntiehtojesi, jälleenmyyjäsopimustesi ja todellisten tarjontakykyjesi kanssa.
Sisällytä selkeät säännöt:
- milloin tilausrivi vahvistetaan verrattuna varaston loppumisen jälkeen -tilaan;
- kuka voi muuttaa kohdistusta tai hyväksyä poikkeaman;
- kuinka odotetut saatavuuspäivät lasketaan, tarkistetaan ja kommunikoidaan;
- ovatko korvaukset sallittuja ja kuinka jälleenmyyjän hyväksyntä tallennetaan;
- milloin osittaiset lähetykset tarjotaan tai vaativat hyväksyntää;
- milloin rivi peruutetaan ja kuinka se vaikuttaa tilausrekisteriin;
- kuinka rahti, alennukset ja kaupalliset muutokset käsitellään jaetuissa toimituksissa;
- milloin lähetetyt määrät vapautetaan laskutukseen;
- kuinka asiakaspalvelu, toiminnot, varasto ja rahoitus jakavat päivitykset.
Toimitusaika on aika tarjonnan laukaisun – kuten ostotilauksen tekemisen tai tuotannon aloittamisen – ja varaston saatavuuden välillä täyttämiseen. Käytä toimitusaikaa syötteenä odotettuun saatavuuspäivään, ei takuuna, kun taustalla oleva tarjontasuunnitelma on epävarma.
Tarkista käytäntö ihmisten kanssa, jotka käyttävät sitä: myynti, asiakaspalvelu, tarjonnan suunnittelu, varaston toiminnot ja rahoitus. Jos sitä ei voida noudattaa kiireisen viikon aikana, yksinkertaista sitä.
Kuinka tukkumyyntiyritykset voivat vähentää varaston loppumista ajan myötä?
Varaston loppumista ei aina voida poistaa. Se voi kuitenkin tulla harvemmaksi ja helpommaksi ratkaista, kun yritys oppii toistuvista poikkeamista.
Aloita tarkastelemalla malleja tuotteen, toimittajan, kauden, jälleenmyyjän ja syykoodin mukaan. Erota estettävät ongelmat – kuten vanhentunut varaston tietue, viivästynyt ostotilaus tai ylimyynti – tarjonnan riskeistä, jotka ovat tiimin suoran hallinnan ulkopuolella. Muuta sitten asianmukainen prosessi: varaston täsmäytys, tuoteluettelon saatavuus, täydennysaika, turvavarasto-säännöt tai jälleenmyyjän tilauksen sulkemisajat.
Tukkumyyntiin liittyvä kysyntäennuste voi auttaa tiimejä suunnittelemaan täydennystä aiempien tilausten, jälleenmyyjän signaalien ja suunniteltujen kaupallisten toimintojen avulla. Sen pitäisi informoida harkintaa, ei korvata nykyisen tarjonnan ja sitoumusten tarkistusta.
Lopuksi yhdistä täyttäminen rahoitukseen tarkoituksellisesti. Kun rivi lähetetään, peruutetaan tai täytetään osittain, myyntitilaus ja laskutusprosessi on heijastettava kyseisen tuloksen. BrandGate voi yhdistää keskitetyn tilausten hallinnan Fortnoxiin tukkumyyntiin liittyvän tilaus-laskutus-automaation kautta, mikä tukee puhtaampaa siirtymää hyväksytystä tilauksesta laskutukseen.
Kurinalaisuuden mukainen tukkumyyntitilausten varaston loppumisen jälkeen -hallintaprosessi antaa jälleenmyyjälle selkeän vastauksen, antaa toiminnoille määritellyn seuraavan vaiheen ja antaa rahoitukselle tietueita, jotka vastaavat sitä, mitä todella täytettiin. Jos haluat nähdä, kuinka BrandGate tukee jälleenmyyjän tilaamista, tilauksen tilaa ja tilaus-laskutus-työnkulkuja, varaa esittely.