B2B-tukkumyyjän kenttäedustajan tilaus on toimintatapa, jossa kenttämyyjä tai asiakaspäällikkö luo, kootaan tai avustaa jälleenmyyjän tilauksessa kontrolloidussa B2B-järjestelmässä. Sen sijaan että tilauksia kerättäisiin muistiinpanoihin, sähköpostiketjuihin ja taulukkolaskentoihin, myyjä luo tilauksen, jota myynti, operaatiot ja talous voivat käyttää.
Tukkubrändille tavoite ei ole pelkästään nopeampi myyjän tilauksen syöttö. Tavoitteena on saada oikea tilaus: oikealle jälleenmyyjälle, oikeilla ehdoilla, käyttäen ajantasaisia tuotetietoja ja saatavuustietoja. Tämä on tärkeää riippumatta siitä, onko ostaja paikallinen itsenäinen jälleenmyyjä tai jakelija tilaamassa laajemmalle markkinalle.
Mikä on B2B-tukkumyyjän kenttäedustajan tilaus?
B2B-tukkumyyjän kenttäedustajan tilaus on kontrolloitu tilauksen tallennusprosessi, jossa myyjä luo tai avustaa jälleenmyyjän tilauksissa yhteisen B2B-tilausjärjestelmän kautta erilaisten sähköpostien, taulukkolaskentojen tai lomakkeiden sijaan.
Myyjä voi ottaa tilauksen myymäläkäynnin, videopuhelun, messuajanvarauksen tai tavallisen tilireviewin aikana. Tilausjärjestelmän tulisi tunnistaa asiakastili ja esittää sille soveltuvat tuoteluettelo ja kaupalliset säännöt.
Tämä eroaa strukturoimattomasta myyntimuistiinpanoista. Käytettävä tukkutilaus sisältää tuotemuunnokset, määrät, sovitut hinnat, toimitustiedot, maksuehdot ja kaikki tarkistusta vaativat poikkeukset. Se muodostuu seuraavien tiimien työasiakirjaksi.
Kenttämyyjä hoitaa asiakassuhteita ja ottaa usein tilauksia toimiston ulkopuolella. Tilinvetäjä voi hoitaa saman tilausroolin määritellylle jälleenmyyjä- tai jakelijaryhmälle. Molemmissa tapauksissa järjestelmän tulisi auttaa heitä myymään yhtiön sääntöjen mukaisesti muistamatta jokaista sääntöä.
Myyjä ja jälleenmyyjä tarkastelevat tuotteenäytteitä tabletin vieressä
Miksi tukkumyyntitiimit kamppailevat manuaalisen tilausten tallennuksen kanssa?
Manuaalinen tukkutilausten tallennus erottaa kaupallisen keskustelun operatiivisesta rekisteristä. Myyntiedustaja voi kirjoittaa muistiin tuotteen tunnuksen, määrän ja luvatun alennuksen ja lähettää tiedot jollekin toiselle tulkittavaksi ja syötettäväksi myöhemmin.
Tuo siirto aiheuttaa tuttuja ongelmia:
- Hinnasto saattaa olla vanhentunut tai tarkoitettu toiselle asiakassegmentille.
- Tuotenimi ei välttämättä tunnista oikeaa kokoa, väriä, pakkausta tai muuta varianttia.
- Varastosaldo voi muuttua ennen kuin toiminto saa pyynnön.
- Alennus tai epätavallinen tilausmäärä voi ohittaa normaalin hyväksyntäpolun.
- Jälleenmyyjät saattavat odottaa vahvistusta, koska kukaan ei näe, onko tilaus syötetty tai tarkistettu.
- Taloushallinto ja toiminto voivat joutua ylläpitämään tuplarekistereitä erillisissä järjestelmissä.
Nämä ongelmat eivät ole myyntiedustajan heikkoutta. Ne johtuvat siitä, että asiakkaiden kanssa käytyjä keskusteluja yritetään muuttaa strukturoiduksi tiedoksi jälkikäteen. Parempi prosessi antaa edustajalle yhden paikan tilauksen rakentamiseen, kun tarvittavat rajoitukset ovat näkyvissä.
Laajempi katsaus myyntipuolen hyötyihin löytyy täältä: kuinka B2B-tukkumyyntialusta tukee myyntitiimiäsi.
Miten myyntiedustaja tallentaa jälleenmyyjän tilauksen ilman uudelleensyöttöä?
Käytännöllinen ratkaisu on luoda tilaus suoraan jälleenmyyjän hyväksytylle tilille. Näin edustaja saa tilaustietueen, joka on jo strukturoitu jälkikäytön tarpeisiin.
Luotettava prosessi näyttää tältä:
- Valitse asiakastili. Vahvista jälleenmyyjä tai jakelija, toimituspaikka ja valtuutettu ostaja tarvittaessa. Asiakastili on tietue, joka sisältää kyseisen suhteen kaupalliset asetukset.
- Käytä voimassa olevaa tuoteluetteloa. Rakenna ostoskori tilin sallimista tuotteista ja varianteista. Brändätty B2B-verkkokauppa antaa myyjälle selkeän ja ostajaystävällisen näkymän valikoimaan keskustelun aikana.
- Lisää määrät oikeassa myyntiyksikössä. Näytä selkeästi pakkaukset, varianttivalinnat ja vähimmäistilausmäärä (MOQ) -vaatimukset. MOQ on pienin määrä tai tilauksen arvo, jonka ostajan on täytettävä toimittajan käytännön mukaan.
- Tarkista kaupalliset ehdot. Tarkista asiakaskohtainen hinnasto, mahdolliset tukkualennukset, valuutta, toimitusmieltymykset ja maksuehdot ennen lähettämistä.
- Käsittele poikkeukset avoimesti. Jos tilaus poikkeaa käytännöstä, lähetä se hyväksyntäprosessiin erillisen sähköpostin tai suullisen lupauksen sijaan.
- Vahvista seuraava vaihe. Jälleenmyyjän tulee tietää, vahvistettiinko tilaus, odottaako se hyväksyntää, onko se jälkitoimituksessa vai valmistellaanko tilausten toimitusta.
Avainasemassa on, että myyjän ei tarvitse kirjoittaa samaa tilausta uudelleen myöhemmin toiseen työkaluun, eikä toiminnanjohdon tarvitse tulkita epämuodollista pyyntöä. Yhteinen tilaustietue syntyy heti tallennuksen yhteydessä.
Kuinka tukkumyyntialusta säilyttää asiakaskohtaiset hinnat ja ehdot?
Tukkumyyntialusta säilyttää asiakaskohtaiset hinnat ja ehdot yhdistämällä tilauksen asiakastiliin ennen tuotteiden lisäämistä. Järjestelmä voi silloin soveltaa tilin tarkoitettua kokoonpanoa sen sijaan, että myyjä laskisi tai muistaisi sen manuaalisesti.
Asiakaskohtainen hinnasto on hintojen sarja, joka on määritetty tietylle jälleenmyyjälle, jakelijalle tai asiakassegmenille. Se voi heijastaa neuvoteltua suhdetta, markkinaa, kanavaa, kausivalikoimaa tai volyymisopimusta. Sen tulee erota yleisestä hinnastosta aina, kun kaupalliset ehdot eroavat.
Tilin määrittely voi myös ohjata:
| Kaupallinen sääntö | Mitä myyjän tulisi nähdä tilatessaan |
|---|---|
| Hinnasto ja tukkualennus | Kelvoton tuotteen hinta ja pyydetyn alennuksen olevan ulkopuolinen käytännöstä |
| Valuutta | Asiakkaalle tai markkinalle määritetty valuutta |
| MOQ ja pakkausyksiköt | Täyttävätkö määrät tilaussäännöt ja myydäänkö oikeassa yksikössä |
| Maksuehdot | Sopimus tälle tilille sovellettava maksujärjestely |
| Toimitussäännöt | Sopiva sijainti, toimitusmieltymys tai tilikohtainen rajoitus |
| Tuoteluettelon käyttöoikeus | Tuotteet ja tuotevalikoimat, joita asiakkaan sallitaan ostaa |
Tämä lähestymistapa suojaa yhtenäisyyttä tekemättä myyntikeskusteluista jäykkiä. Myyjä voi silti pyytää poikkeusta, kun se on kaupallisesti perusteltua, mutta poikkeus on näkyvä viestiketjun sijaan piilotettu. Lue lisää asiakaskohtaisesta hinnoittelusta B2B-tukkumyynnissä.
Haaroittuva polku, joka yhdistää merkityt tuotelootat yhteen turvalliseen tilausalustaan
Miten myyjät näkevät tuotteen saatavuuden ottaessaan tilausta?
Myyntiedustajat tarvitsevat saatavuustietoja tilausnäkymässä, jotta he voivat asettaa realistisia odotuksia ennen ostoskorin lähettämistä. Tukkumyynnin varaston näkyvyys on kyky nähdä relevantti varastotila ja tuotteen saatavuus tilauspäätöstä tehdessä.
Saatavuustieto on hyödyllisempää, kun se on tarkka. Myyntiedustajan tulisi erottaa toisistaan saatavilla oleva tuote, ei-saatavilla oleva variantti, tuote joka tilataan pakkauksessa sekä tuote joka voidaan toimittaa myöhemmin jälkitoimituksella.
Tämä on erityisen tärkeää valikoimissa, joissa on paljon kokoja, värejä, makuja tai kokoonpanoja. Asiakas saattaa haluta tuoteperheen, mutta tilausten toimitus riippuu kunkin valitun variantin saatavuudesta. Selkeät tiedot mahdollistavat myyntiedustajalle vaihtoehtojen keskustelun, määrien muutoksen tai puuttuvan tuotteen erottelun ennen kuin tilaus menee käsittelyyn.
Varastotiedot eivät saa esittää varastosaldoa lupauksena, jos taustalla oleva varastodata ei ole ajantasainen. Toimintatiimi määrittelee, mitä tilannetta järjestelmä näyttää, milloin se päivittyy ja miten poikkeukset käsitellään. Lisätietoja, reaaliaikaisesta varastosta B2B-tukkumyynnissä.
Milloin jälleenmyyjän tilaus vaatii hyväksynnän?
Jälleenmyyjän tilaus vaatii hyväksynnän, kun se poikkeaa säännöstä, jonka yritys haluaa esihenkilön, talouskollegan tai toimistotiimin tarkastettavaksi. Hyväksyntä on kontrollipiste, ei syy palauttaa tilauksia sähköpostitse.
Yleisiä hyväksyntälaukaisijoita ovat:
- Alennus, joka ylittää myyjän valtuutetun tason.
- Tilaus soveltuvan vähimmäistilauksen (MOQ) alapuolella.
- Epätavallinen määrä, joka voi vaikuttaa allokointiin tai tilausten toimitukseen.
- Uusi jälleenmyyjä, joka ei ole vielä saanut käyttöönottoaan valmiiksi.
- Asiakastili, jossa on luotto- tai maksuehtoihin liittyviä huolia.
- Rajoitettu tuote, markkina tai toimitusjärjestely.
Hyväksyntätilan tulisi pysyä näkyvänä myyntiedustajalle, jälleenmyyjäsuuntautuneelle tiimille ja toimistotiimille. Näin vältetään yleinen virhetilanne: edustaja luulee tilauksen hyväksytyksi, kun varasto näkee hyväksymättömän pyynnön.
Hyvät tukkutilausten hyväksyntäprosessit tekevät päätöksestä myös jäljitettävän. Tarkastajan tulisi nähdä, mitä muuttui, miksi tilaus tarvitsee tarkastusta ja mitä tapahtuu hyväksynnän tai hylkäämisen jälkeen. Tavoite on hallittu joustavuus, ei turhia viiväytyksiä.
Järjestyksellinen portin avautuminen pakettiautolle, kun toinen paketti odottaa lähellä olevalla tiellä
Mitä tulisi tapahtua, kun myyntiedustaja lähettää tukkutilauksen?
Lähetyksen jälkeen tilauksen tulisi siirtyä määriteltyjen tilojen läpi, jotka heijastavat todellista tilannetta. Tyypillinen polku on lähetetty, odottaa hyväksyntää tarvittaessa, vahvistettu, allokoitu tai valmisteltu, toimitettu ja laskutettu. Tarkkojen nimikkeiden merkitys on pienempi kuin ymmärrettävyys ja johdonmukaisuus.
Siirrossa tulisi sisältää:
- Vahvistus tai selkeä kuittaus jälleenmyyjälle.
- Näkyvä tila myyntiedustajalle, jotta hän voi vastata asiakaskysymyksiin ilman sisäisten tiimien jahtaamista.
- Toimitusvalmis tietue toiminnalle, johon sisältyy tuotteet, määrät ja toimitustiedot.
- Taloudelle valmis tietue, joka siirtää hyväksytyt kaupalliset ehdot laskutukseen.
- Prosessi muutoksille, peruutuksille, osittaisille toimituksille ja jälkitoimituksille.
Tässä tilauksesta laskuun -automaatio on arvokasta: tilauksen syöttövaiheessa tallennettu tieto voi seurata samaa tietuetta kopioimisen sijaan työkalujen välillä. BrandGate on käytännön esimerkki tukkutiimeille: edustaja tai tilinhoitaja voi auttaa hyväksyttyä jälleenmyyjää brändätyn B2B-verkkokaupan kautta, käyttää tilin tuoteluetteloa ja ehtoja, ohjata poikkeukset hyväksyntään ja pitää tilauksen yhdessä työnkulussa laskutukseen asti. Sen Fortnox-yhteys voi tukea siirtoa tukkutilausten hallinnasta kirjanpitotyönkulkuihin. [1]
Opi suunnittelemaan operatiivinen puoli tilaus-lasku-automaatiossa.
Pitäisikö myyntiedustajien tehdä tilaukset jälleenmyyjien puolesta vai antaako jälleenmyyjien tilata itse?
Useimmat tiliperusteiset tukkuryhmät hyötyvät hybridimallista. Avustettu tilaus tarkoittaa, että edustaja tai tilinhoitaja auttaa luomaan ostajan tilauksen. Itsepalveluordering tarkoittaa, että hyväksytty jälleenmyyjä kirjautuu sisään ja tekee tilauksen itsenäisesti jälleenmyyjätilauksen portaalin tai B2B-jakelijaportaalissa.
Avustettu tilaus sopii usein paremmin, kun tilaus on monimutkainen, asiakas on uusi, valikoimaa pitää selittää tai käydään neuvottelua. Se antaa edustajalle mahdollisuuden ohjata valikoimavalintoja noudattaen hinnoittelua, varastoa ja hyväksyntäsääntöjä.
Itsepalvelutilaus on hyödyllinen vakiintuneille jälleenmyyjille rutiininomaisissa täydennyksissä. Se antaa ostajille suoran reitin ajantasaiseen tuoteluetteloon ja mahdollistaa myyntitiimien keskittymisen asiakassuhteiden kehittämiseen, lanseerauksiin ja poikkeustilanteisiin.
Kummankin lähestymistavan tulee käyttää samaa asiakastiliä ja tilaussääntöjä. Jälleenmyyjän ei tule nähdä yhtä hintaa verkossa samalla kun myyjä työskentelee toisella versiolla taulukkolaskennassa. Samoin myyjän tulee pystyä auttamaan ostajaa tilauksen täydentämisessä ilman erillisen kaksoiskappaleen luomista.
Käytännön tarkistuslista kenttämyynnin tilausten hallintaan
Ennen uuden myyjätilauksen syöttöprosessin käyttöönottoa testaa se todellisissa myyntitilanteissa:
- Löytääkö myyjä oikean jälleenmyyjätilin nopeasti?
- Näyttääkö tili tarkoitetun tuoteluettelon, valuutan ja asiakaskohtaisen tukkurin hinnoittelun?
- Ovatko tuotemuunnokset, pakkausyksiköt ja vähimmäistilausmäärät ymmärrettäviä tilausnäkymässä?
- Näkeekö myyjä merkityksellisen saatavuustilan ennen lähettämistä?
- Ohjautuvatko alennukset ja muut poikkeukset oikealle hyväksyjälle?
- Näkevätkö myynti, operaatiot ja talous saman tilaustilan?
- Voiko jälleenmyyjä tehdä rutiinitilauksia uudelleen ilman asiakaskohtaisten ehtojen häviämistä?
- Virtaako tilaus laskutukseen ilman rutiininomaista uudelleenkirjaamista?
Aloita säännöistä, jotka aiheuttavat eniten operatiivista kitkaa tänään. Jotkut tiimit kokevat sen tilahinnoitteluna; toisille se on tuotetietoja, saatavuutta tai hyväksyntäpolkua. Paras prosessi tekee oikeasta reitistä helpomman kuin kiertotien.
Jos tiimisi kirjaa vielä tilauksia sähköposteista, taulukoista tai myyntimuistiinpanoista varaa demo ja katso, miten BrandGate tukee hallittua tukkutilauksen työnkulkua. Voit myös tarkistaa hinnoittelun kun vertailet vaihtoehtoja.