VIES ALV-tarkistus on käytännöllinen valvontakeino EU-rajojen yli myyvälle tukkuyritykselle. Ennen uuden jälleenmyyjän hyväksymistä tarkista lailliset asiakastiedot, vahvista ALV-tunnus virallisesta palvelusta, tallenna tulos ja tee todiste saataville talous- ja toimihenkilöstölle.
Tavoite ei ole tehdä myyntihenkilöstöstä veroasiantuntijoita. Tarkoitus on varmistaa, että tilit hyväksyvät, tilaukset vastaanottavat ja laskut lähettävät henkilöt työskentelevät saman asiakastiedon pohjalta. Laajemmasta kontekstista transaktiosääntöjen, toimitustodisteiden ja laskujen käsittelyn suhteen katso yleisluontoista EU ALV -vaatimustenmukaisuusoppaamme.
Mikä on VIES ALV-numeron tarkistus?
VIES ALV-numeron tarkistus selvittää, näytetäänkö EU ALV-tunniste kelvollisena ALV-tietojenvaihtojärjestelmässä (VIES). VIES on Euroopan komission palvelu, joka tarkistaa ALV-numerot EU-jäsenvaltioiden veroviranomaisten ylläpitämistä kansallisista tietokannoista. [1]
ALV-tunniste, jota kutsutaan usein ALV-numeroksi tai VATIN:ksi, tunnistaa verovelvollisen henkilön tai verovapaan oikeushenkilön, joka on rekisteröitynyt ALV:lle. [1] Tukkutoiminnassa tarkistus auttaa varmistamaan, vastaavatko käyttöönoton aikana annetut jälleenmyyjän tiedot palvelun palauttamaan aktiiviseen ALV-rekisteröintiin.
Tämä on tärkeä ero: VIES-tarkistus tallentaa järjestelmän antaman tuloksen, kun sitä kysytään; se ei itsessään määritä myynnin ALV-käsittelyä. [1]
Jälleenmyyjän tilikansio, joka on liitetty turvalliseen vahvistusleimaan
Kuinka varmennat jälleenmyyjän EU-ALV-numeron VIESissä?
Vahvistat jälleenmyyjän EU-ALV-numeron VIESissä syöttämällä maan etuliitteen ja ALV-numeron Euroopan komission VIES-hakuun, ja tallennat tuloksen jälleenmyyjän toimittaman lakisääteisen tiedon rinnalle.
Käytä tätä toimintamallia uusille tileille:
- Kerää lähdetiedot. Pyydä jälleenmyyjän rekisteröityä laillista nimeä, kauppanimeä tarvittaessa, rekisteröityä osoitetta, maata, ALV-tunnusta, ensisijaista yhteyshenkilöä ja tarkoitettuja toimitusmaita. Älä luota pelkkään kaupan nimeen.
- Standardoi asiakastiedot. Tallenna laillisen toimijan tiedot omiin kenttiinsä äläkä hautaa niitä sähköpostiin tai myyntimuistiin. Siisti tietue on pohja luotettavalle B2B-asiakasmasterdatalle.
- Tarkista maa ja muoto. Valitse ALV-rekisteröintiin liittyvä maa ja syötä numero VIES-palvelun pyytämään muotoon. Vältä lisämerkkejä tai välilyöntejä, ellei palvelu niitä odota.
- Suorita VIES-tarkistus. Tallenna, onko vastaus kelvollinen, virheellinen vai ei saatavilla. Jos virallinen vastaus antaa viitetietoja, nimiä tai osoitteita, säilytä nekin. [1]
- Vertaile, älä vain rastita ruutua. Vertaile palautettuja tietoja jälleenmyyjän toimittamaan lailliseen nimeen ja osoitteeseen. Pienet nimierot voivat olla tavallisia, mutta olennaiset erot pitää selvittää.
- Päätä tilin kohtalo. Merkitse jälleenmyyjä hyväksytyksi, pidettäväksi odottamaan selvitystä tai siirrettäväksi asianmukaiselle talous- tai verovastaavalle. Älä jätä tulosta pelkkään selaushistoriaan.
- Kanna tila kaupankäyntiin. Tee hyväksytyn laillisen toimijan tiedoista, ALV-tunnuksesta ja vahvistustilasta näkyviä tilauksia tarkasteleville ja laskuja laatijoille.
Käsittele tämä toistettavana käyttöönoton valvontana kaupallisten tarkistusten ohella, kuten alue, hinnasto, maksuehdot ja luottopäätös. Se sopii luontevasti dokumentoituun B2B-jälleenmyyjien käyttöönottoprosessiin.
Käytä yksinkertaista hyväksyntäpäätöstä
| Tarkistuksen tulos | Suositeltu tilin tila | Seuraava toimenpide |
|---|---|---|
| ALV-tunnus on kelvollinen ja palautetut tiedot vastaavat jälleenmyyjän tietoja | Hyväksytty, normaalit kaupalliset tarkistukset voimassa | Salli tilin tilata määritettyjen ehtojen ja verokokoonpanon mukaan |
| ALV-tunnus on kelvollinen mutta oikeudelliset tiedot eivät täysin vastaa | Pidätys | Pyydä tarkennusta ja rekisteröitymisasiakirjoja; eskaloithan tarvittaessa |
| ALV-tunnus on virheellinen | Pidätys | Tarkista syöttövirheet, pyydä jälleenmyyjää vahvistamaan rekisteröintinsä asianomaiselta viranomaiselta |
| VIES-palvelu ei ole saatavilla | Odottaa vahvistusta | Tallenna yritys ja yritä uudelleen; älä tulkitse ei-saatavilla-oloa kelvolliseksi tulokseksi |
| ALV-tunnusta ei annettu | Politiikka- tai verotarkistus | Määritä asiakastyyppi ja transaktiotiedot ennen hyväksyntäpäätöstä ja laskutus tapaa |
Mitä tietoja tukkutiimit tulisi kirjata VIES-tarkistuksen jälkeen?
Tukkutiimien tulisi kirjata riittävästi tietoja näyttääkseen, mitä tarkistettiin, mitä VIES palautti ja miten liiketoiminta toimi tuloksen perusteella. Tämä luo tarkastusjäljen asiakkaan hyväksyntäpäätökselle.
Vähintään seuraavat tiedot tulee säilyttää toimittajan ja asiakkaan pää Tietueessa:
- jälleenmyyjän lakisnimi ja rekisteröity osoite annettuina;
- ALV-rekisteröinnin maa;
- tarkistettu ALV-tunniste maakoodeineen;
- tarkistuksen päivä ja aika;
- VIES-tulos: kelvollinen, virheellinen tai palvelu ei saatavilla;
- palvelun palauttama nimi ja osoite, kun saatavilla;
- palvelun toimittama konsultointi- tai pyyntöviite;
- tarkistuksen suorittanut käyttäjä tai tiimiläinen;
- tilauspäätös, päätöspäivä ja hyväksyjä;
- huomautukset poikkeamista, jälleenmyyjän kirjeenvaihto ja eskalaatio;
- säilytetty kopio tai vienti tuloksesta oman tietojen säilytyspolitiikkasi mukaisesti.
Pidä todiste liitettynä oikeushenkilön asiakasrekisteriin, ei pelkästään yksittäiseen tilaukseen. Jälleenmyyjä voi tehdä toistuvia tilauksia, käyttää useita toimituspaikkoja tai sillä voi olla useita ostajia. Oikeushenkilö ja ALV-rekisteröinti tulee pitää erillään operatiivisista kontakteista.
Rakennettu tallenne estää myös yleisen ongelman: myynnillä on yksi ALV-numero taulukkolaskennassa, taloudella toinen kirjanpidossa ja lasku ei vastaa kumpaakaan. Tarkistustulos tulee syöttää samaan päädataan, jota käytetään myöhemmissä vaiheissa.
Yksi asiakasrekisteri, joka virtaa tilausasiakirjaan ja laskuun
Mitä teet, jos ALV-numero on virheellinen VIESissä?
Jos ALV-numero on virheellinen VIESissä, keskeytä ALV-päätös, tarkista syöte uudelleen ja pyydä jälleenmyyjää vahvistamaan tiedot rekisteröintiviranomaiseltaan.
Aloita yksinkertaisista tarkistuksista. Varmista, että maa on oikein, että etuliitettä ei ole tuplattu ja että numero on kopioitu ilman ylimääräisiä välilyöntejä tai merkkejä. Pyydä jälleenmyyjältä oikea nimi, rekisteröity osoite ja ALV-rekisteröintitiedot uudelleen äläkä oleta, että kauppnimi on rekisteröity yhtiö.
Virheellinen tulos voi tarkoittaa, että numero on väärä, ei vielä aktiivinen, ei käytössä EU-sisäisille liiketoiminnoille tai että viranomaisen tiedot eivät vielä näy VIESissä. VIES saattaa myös olla tilapäisesti pois käytöstä. [1] Nämä tapaukset vaativat erilaisia jatkotoimia, mutta mikään niistä ei saa jäädä hiljaiseksi hyväksytyksi vahvistukseksi.
Luo poikkeustapahtuma nimetylle henkilölle. Tehtävässä tulee kuvata, mitä tarkistettiin, saatu vastaus, mitä jälleenmyyjä toimitti ja odottaako lasku tai tilaus. Jos tapaus vaikuttaa verokohteluun, ota yhteyttä verovastuuhenkilöön tai hae asianmukaista ammattilaisneuvontaa ennen jatkamista.
Voiko jälleenmyyjä tehdä tukkutilauksen ilman ALV-tunnusta?
Jälleenmyyjä voidaan teknisesti sallia tekemään tukkutilaus ilman ALV-tunnusta, jos liikeprosessisi sen mahdollistaa, mutta puuttuvan ALV-tunnuksen tulee laukaista harkittu tarkistus ennen laskutusta.
Kaikilla ostajilla ei ole samaa ALV-tilannetta, ja tili voi ostaa kotimaassa, rajat ylittäen tai eri oikeushenkilön kautta kuin myynti alun perin keskusteli. Puuttuva ALV-tunnus ei ole siksi syy arvailla ALV-vapautusta tai käänteistä verovelvollisuutta.
Aseta käytäntö, joka erottaa tilauksen vastaanoton veron hyväksynnästä. Esimerkiksi mahdollinen asiakas voi lähettää tilauspyynnön, mutta tili pidetään pidätettynä, kunnes oikeushenkilön ja verokenttien tiedot ovat täydelliset. Näin vältät myyntikeskustelun menetyksen suojaten samalla laskuprosessia puutteellisilta tiedoilta.
Ennen rajat ylittävän tukkutilauksen laskutusta käytä vahvistettuja asiakastietoja ja anna asianomaisen omistajan päättää kyseisen toimituksen käsittelystä. Käänteinen verovelvollisuus koskee vain tapauksia, joissa sovellettavat ALV-säännöt tekevät asiakkaasta verovelvollisen; näissä tapauksissa EU:n laskutusohjeistus edellyttää, että laskussa todetaan ”käänteinen verovelvollisuus”. [2]
Milloin toistat VIES ALV-numeron tarkistuksen?
Toista VIES ALV-numeron tarkistus, kun asiakastiedot tai toimintojen olosuhteet muuttuvat, sekä säännöllisellä tarkistusjaksolla, joka vastaa riskiäsi ja tilausmäärääsi.
Hyödyllisiä laukaisijoita ovat:
- uusi jälleenmyyjähakemus tai aiemmin passiivinen tili aktivoituu uudelleen;
- muutos kaupallisessa nimessä, rekisteröidyssä osoitteessa, ALV-tunnisteessa tai ostajayksikössä;
- muutto toiseen toimitusmaahan tai rajat ylittävä toimituskuvio;
- epätavallisen suuri, herkkä tai manuaalisesti käsiteltävä tilaus;
- aiempi virheellinen tai ei saatavilla oleva tulos;
- ajoitettu tarkistus ennen uutta myyntikautta tai tilin uusimista.
Määritä tarkastustiheys kirjallisessa menettelyssä yksilöiden muistin sijaan. Suurivolyymitiimeissä tuore tarkistus voi olla osa jokaista relevanttia tilaustarkastusta; muut tiimit tarkastavat tilimuutoksissa ja aikataulutetuilla väleillä. Oikea valinta riippuu transaktiokuviostasi ja sisäisistä kontrolleistasi.
Kuinka ALV-tarkistus sopii jälleenmyyjän hyväksyntään ja laskutukseen?
ALV-tarkistus tulisi olla hallittu siirto jälleenmyyjän käyttöönotosta tilin hyväksyntään, tilauksen hyväksyntään ja laskun luomiseen. Jokainen vaihe käyttää samaa hyväksyttyä lakisääteistä asiakastietuetta.
Toimiva prosessi näyttää tältä:
Jälleenmyyjän hakemus → päädatan tarkistus → VIES-tarkistus → hyväksyntä tai poikkeus → tilauksen hyväksyntä → ALV-lasku → säilytetty todiste.
Anna jokaiselle tiimille selkeä vastuu. Myynti kerää tiedot ja kertoo, mitä puuttuu. Toimintojen tiimi tarkistaa, että tilin kentät ovat täydelliset. Talous tai nimetyt verovastaavat ratkaisevat poikkeukset ja vahvistavat laskun asetukset. Tilauksen hyväksyjät näkevät sitten, onko tili hyväksytty, pidossa vai vaatii tarkistusta.
Tukkumyyntialusta voi helpottaa tätä siirtymää keskittämällä jälleenmyyjien käyttöönoton, tilatiedot, asiakastiedot, tilausten hyväksynnän ja ALV-tietoisen laskutuksen. BrandGate on esimerkiksi suunniteltu antamaan tukkutiimeille yhteisen jälleenmyyjärekisterin ja tilauksesta laskuun -työnkulun, samalla kun yritys vastaa oikean ALV-käsittelyn päättämisestä ja soveltamisesta.
Käytännön hyöty on seurattavuus. Sen sijaan että VAT-tunnus kopioitaisiin sähköpostista tilaukseen ja uudelleen kirjanpitoon, tiimit voivat säilyttää hyväksytyn asiakastiedon läpi työnkulun. Lue lisää näiden siirtymien yhdistämisestä oppaastamme tilaus-lasku-automaatioon.
Selkeä hyväksyntäpolku jälleenmyyjien käyttöönotosta valmiiseen laskuun
Mitkä ovat VIES VAT-numerotarkistuksen rajoitukset?
VIES ALV-tarkistus tallentaa VIES-järjestelmän antaman tuloksen, kun sitä kysytään; se ei korvaa taustalla olevan myynnin arviointia. [1]
Erityisesti pelkkä VIES-tulos ei vastaa toimintakysymyksiin, kuten siihen:
- jälleenmyyjä on tilauksen varsinainen sopimuskumppani;
- tavara toimitetaan tilille merkittyyn maahan ja osoitteeseen;
- yrityksellä on asianmukaiset kuljetus- ja toimitusasiakirjat;
- laskussa on toimitukseen tarvittavat tiedot; tai
- kaupallinen tili hyväksytään luottoon, hinnoitteluun tai jakeluoikeuksiin.
Siksi säilytä VIES-tulos osana laajempaa asiakirja-arkistoa. Yhdistä se tilaukseen, toimitustietoihin, laskutustietoihin ja asiaankuuluvaan kirjeenvaihtoon. Tarkista prosessisi, kun tuotteen virtaukset, toimitusmallit tai myyntimaat muuttuvat, ja käytä veroneuvojaa epäselvissä tai korkean riskin päätöksissä.
Järjestelmällinen VIES-tarkistus vaatii vähän tulkintaa, kun prosessi on määritelty. Kerää puhtaat tiedot, tarkista ALV-tunnus, tallenna todisteet, ratkaise poikkeukset ennen hyväksyntää ja anna validoidun masterdatan kulkea tilaukseen ja laskuun. Jos haluat keskittää nämä vaiheet brändättyyn tukkumyyntiprosessiin, Varaa demo.