Tiivistelmä
EDI tukkumyynnissä voi olla järkevä toiminnallinen vaatimus, kun suuri jälleenmyyjä sitä pyytää. Se on harvemmin täydellinen ratkaisu sekalaiselle tukkuverkostolle, jossa on itsenäisiä kauppoja, jakelijoita ja myyntivetoisia tilejä.
Praktinen kysymys ei ole "EDI vai portaali?" abstraktissa mielessä. Se on, mitä reittiä kukin kauppakumppani tarvitsee ja miten kukin reitti yhdistyy samaan luotettavaan tilaus-, varasto- ja laskutusprosessiin.
Mikä on EDI tukkumyynnissä?
Sähköinen tiedonvaihto (EDI) on tietokoneiden välinen standardoitujen liiketoiminta-asiakirjojen vaihto sähköisessä muodossa kauppakumppaneiden välillä. [1] Sen sijaan että ostaja lähettäisi sähköpostilla ostotilauksen, jonka joku kirjoittaisi toiseen järjestelmään, osapuolet vaihtavat standardoidun viestin, jonka heidän järjestelmänsä voivat tulkita.
Tukkumyyntiympäristössä EDI voi yhdistää brändin, jakelijaa tai toimittajaa jälleenmyyjän hankintojen, ERP:n tai varaston järjestelmiin. Työnkulku voi alkaa sähköisellä ostotilauksella ja jatkua tilauksen vahvistuksella, lähetysilmoituksella ja laskulla.
EDI ei ole yksi verkkosivusto tai yksi tiedostotyyppi. Se käyttää sovittuja asiakirjastandardeja ja viestin spesifikaatioita. Molempien osapuolten on sovittava, mitä kukin viesti sisältää, miten tuote- ja sijaintitunnisteet käytetään ja mitä tapahtuu, kun viesti epäonnistuu validoinnissa.
Yleiset termit ovat:
- EDIFACT: kansainvälisten sähköisten liiketoimintaviestin standardien perhe, jota ylläpidetään YK:n CEFACT-prosessin kautta. [2]
- GS1 EANCOM: GS1:n osajoukko UN/EDIFACT:ista, jota käytetään EDI-tietojen vaihtamiseen kauppakumppaneiden kanssa. [3]
- EDI VAN: arvoverkko, jota käytetään EDI-viestien reitittämiseen yhdistettyjen organisaatioiden välillä.
- API-integraatio: suora ohjelmisto-ohjelmisto-yhteys. API ei ole automaattisesti EDI, vaikka se voi palvella samanlaista integrointitavoitetta.
Ero on tärkeä. Jälleenmyyjä voi sanoa, että se "tarvitsee EDI:tä", mutta sillä voi olla erityisiä vaatimuksia standardeille, asiakirjatyypeille, testaukselle ja viestin toimittamiselle. Pyydä sen nykyinen toimittajan toteutusopas ennen kuin arvioit laajuutta.
Kaksi yhteydessä olevaa liiketoimintajärjestelmää, jotka vaihtavat pakettia, laskua ja lähetyskoria puhtaan jatkuvan linjan varrella
Miten EDI toimii tukkumyyntiä harjoittavan brändin ja sen kauppakumppaneiden välillä?
EDI-yhteys muuntaa liiketoimintatapahtumia sovituiksi viesteiksi, lähettää ne kumppanille ja tallentaa vastauksen tai poikkeaman. Tekninen polku vaihtelee kumppanin mukaan, mutta toimintajärjestys on yleensä tunnistettavissa.
- Jälleenmyyjä luo ostotilauksen ostamisen tai ERP-järjestelmässään.
- Tilaus muutetaan sovittuun EDI-muotoon ja toimitetaan sovitun kanavan kautta.
- Toimittajan EDI-palvelu, ERP tai tilausten hallintakerros vastaanottaa ja validoi viestin.
- Toimittaja palauttaa tilauksen vahvistuksen tarvittaessa, vahvistaa hyväksynnän tai ilmoittaa muutoksista.
- Varasto täyttää tilauksen. Lähetysilmoitus voi ilmoittaa, mitä on lähetetty ja miten se on pakattu.
- Toimittaja lähettää EDI-laskun. Ostaja voi myöhemmin lähettää kuittausviestin ilmoittaakseen tavaran vastaanottamisesta.
EDI tarvitsee selkeän yhteyden järjestelmiin, jotka sisältävät viranomaisen tuote-, asiakas-, hinta-, varasto- ja tilausten käsittelytiedot.
Siitä syystä toteutus on enemmän kuin yhteyden aktivoiminen. Ostotilauksen on vastattava kelvollista asiakastiliä, tuotetunnistetta, mittayksikköä, toimituslokitusta ja kaupallisia ehtoja. Poikkeamilla on silti omistajat: jonkun on päätettävä, mitä tehdä, jos tuote on lopetettu, hinta eroaa, toimittamispäivä muuttuu tai pakollinen kenttä puuttuu.
Mitkä tukkumyyntiä harjoittavat jälleenmyyjät ja jakelijat tyypillisesti vaativat EDI:tä?
Se, vaatiiko EDI:tä, on kumppanikohtaista. Yksi tili voi vaatia EDI:tä tilauksille ja laskuille; toinen voi vaatia vain laskuja; kolmas voi hyväksyä toimittajan portaalin, sähköpostin tai toisen reitin. Vaatimukset voivat myös vaihdella maan, tuotekategorian ja tilausten käsittelymallin mukaan.
Itsenäiset jälleenmyyjät voivat tarvita yksinkertaisen tavan löytää tuotteita, nähdä omat tukkuehdot, tarkistaa saatavilla olevan varaston, lähettää tilauksen ja toistaa aiemman tilauksen. Näille kumppaneille merkitty verkkokauppa voi olla hyödyllisempi kuin tekninen integraatio, jota he eivät itse käytä.
Jakelijaverkot voivat myös tarvita enemmän kuin tapahtumien vaihtoa. Jakelija voi tarvita tilauskohtaisia tuoteluetteloita, paikallisen valuutan esitystä, hallittua käyttöönottoa, hallittua pääsyä myyntitiimilleen ja näkyvyyttä omien tilaustensa tilaan. Nämä ovat kaupallisen työnkulun tarpeita, ei yksinkertaisesti asiakirjojen kuljetusongelmaa.
Mitä asiakirjoja EDI voi käsitellä tukkumyyntioperaatiossa?
EDI:tä voidaan käyttää asiakirjoille tilaus- ja tilausten käsittelyprosessin yli, edellyttäen että kunkin kumppanin kanssa sovittu viestijoukko. [1]
| Liiketoiminta-asiakirja | Tarkoitus tukkumyyntiä harjoittavassa työnkulussa | Käytännöllinen seikka, josta on sovittava |
|---|---|---|
| Ostotilaus | Pyytää tuotteita, määriä, hintoja ja toimitusten yksityiskohtia | Tuotetunnisteet, pakkauskoot, toimituslokitukset ja pyydetyt päivämäärät |
| Tilauksen vahvistus | Vahvistaa tilauksen tai ilmoittaa hyväksytyistä muutoksista | Korvausten, puutteiden, hinnoittelun erojen ja toimittamispäivien säännöt |
| Lähetysilmoitus | Ilmoittaa ostajalle, mitä on lähetetty | Lähetys-, kartonki-, kuormalava- ja seurantatiedot tarvittaessa |
| Lasku | Pyytää maksua toimitetuista tavaroista | Laskujen viitteet, verokäsittely, valuutat ja hyvityslaskujen käsittely |
| Kuittausviesti | Ilmoittaa, mitä ostaja vastaanotti | Toleranssisäännöt puutteille, vahingoille ja osittaisille toimituille |
Tarkat nimet vaihtelevat standardin ja kumppanin mukaan. Jälleenmyyjän spesifikaatio määrittää vaaditun viestin nimen ja kentät.
Tärkeä toiminnallinen valinta on määrittää pienin elinkelpoisesti asiakirjajoukko. Kaikkien mahdollisten viestien lisääminen alusta alkaen voi vaikeuttaa testaamista ja poikkeamien käsittelyä. Aloita asiakirjoilla, joita kumppani todella vaatii, ja varmista, että taustalla olevat tiedot ovat luotettavia.
Mitkä ovat EDI:n toiminnalliset kompromissit B2B-brändeille?
EDI voi vähentää toistuvaa manuaalista käsittelyä vakiintuneille, strukturoiduille kaupankäyntityönkuluille. Se voi myös tarjota asiakirjojen johdonmukaisen vaihdon, kun molemmilla osapuolilla on selkeät spesifikaatiot ja yhdistetyt järjestelmät.
Kuitenkin EDI:llä on omat toiminnalliset vastuut:
- Kumppanikohtainen asennus: Vaikka standardit jaetaan, jälleenmyyjät voivat käyttää erilaisia viestiprofiileja, tunnistimia, validointisääntöjä ja käyttöönottotestejä.
- Tietojen kurinalaisuus: Tuotekoodit, yksiköt, hinnat, osoitteet ja verotiedot on ylläpidettävä johdonmukaisesti yhdistettyjen järjestelmien yli.
- Poikkeamien hallinta: Hylätty tai epätäydellinen viesti tarvitsee selkeän hälytyksen, tutkintapolun ja vastuullisen omistajan.
- Muutoksen hallinta: Uudet tuotteet, pakkausmuutokset, uudet varastot ja tarkistetut jälleenmyyjän vaatimukset voivat vaikuttaa viestin kartoitukseen.
- Toteutuskapasiteetti: Sisäisen toiminnan, rahoituksen, IT:n ja varaston tiimit tarvitsevat aikaa todellisten skenaarioiden validoimiseen, ei vain onnistuneille testitiedostoille.
Tämä ei ole argumentti EDI:tä vastaan. Se on syy käsitellä sitä kauppakumppaniohjelmaana eikä yksinkertaisena hankinnan valintaruutuna. Vahva ERP-integraatio tukkumyynnille -suunnitelma selventää, mistä tiedot tulevat, mikä järjestelmä omistaa kunkin päivityksen ja miten virheet käsitellään.
Varaston hylly, vähittäiskauppa ja toimistotyöpöytä, jotka on yhdistetty järjestelmällisillä haarautuvilla pakettireiteillä
EDI vs merkitty B2B-tilausportaali: kumpi on parempi tukkumyynnille?
Kumpikaan ei ole yleisesti parempi: EDI sopii strukturoituihin järjestelmä-järjestelmä-kaupankäyntiin, kun taas merkitty B2B-tilausportaali sopii itsepalvelun tukkuostoksiin ja tilinhoitoon. Oikea valinta riippuu kumppanista ja työnkulusta.
Tässä yhteydessä merkitty B2B-tilausportaali on suojattu verkkokauppa, jossa hyväksytyt kauppakumppanit voivat kirjautua sisään, katsoa tuoteluetteloa ja tehdä tukkutilauksia heidän tileilleen määritettyjen ehtojen mukaisesti. Se on suunniteltu ihmisten käytettäväksi suoraan sen sijaan, että kaksi yrityksen järjestelmää vaihtaisivat viestejä.
| Huomio | EDI | Merkitty B2B-tilausportaali |
|---|---|---|
| Kumppanin vaatimus | Usein otettu käyttöön, koska jälleenmyyjä vaatii sitä | Valittu toimittajan toimesta palvelemaan hyväksyttyjä kauppakumppaneita |
| Asennustyö | Vaatii teknistä kartoitusta, testaamista ja kumppanin koordinointia | Vaatii tuoteluettelon, tilin, hinnoittelun ja työnkulun konfigurointia |
| Ostajien joustavuus | Noudattaa määriteltyä asiakirjan spesifikaatiota | Tukee selaamista, tuotteiden löytämistä, tilaamista ja uudelleentilaamista yhdessä paikassa |
| Tilauksen näkyvyys | Yleensä näkyvä yhdistettyjen toiminnallisten järjestelmien sisällä | Näkyvä ostajalle ja toimittajalle portaalin työnkulun sisällä |
| Käyttöönotto | Usein muodollinen jälleenmyyjän toimittajan prosessi | Voi tukea hallittua jälleenmyyjän tai jakelijaverkkojen käyttöönottoa |
| Todennäköinen paras soveltuvuus | Tilit, joilla on vakiintuneita EDI-vaatimuksia | Itsenäiset jälleenmyyjät, jakelijaverkot ja myyntivetoisia tukkutilejä |
Portaali voi olla erityisen hyödyllinen, kun ostajat tarvitsevat kontekstia ennen tilaamista: kuvat, tuotetiedot, saatavuus, tilauskohtainen hinnoittelu, tilaushistoria ja uudelleentilaustyökalut. Se voi myös tukea hyväksymistyönkulkua, kun jälleenmyyjän ostajan on saatava sisäinen hyväksyntä tai kun toimittaja tarkistaa tilaukset ennen julkaisua.
Se ei tarkoita, että portaali korvaa EDI:n, kun vähittäiskauppakumppani vaatii EDI:tä. Ostajan lähettäminen portaaliin, kun sen hankinnan järjestelmä vaatii EDI:tä, yksinkertaisesti luo enemmän työtä tälle ostajalle. Toisaalta EDI:n vaatiminen pieneltä itsenäiseltä jälleenmyyjältä voi lisätä kitkaa ilman, että se parantaa ostamisen kokemusta.
Syvemmän katsauksen portaalin suunnitteluun ja jakelijaverkkojen käyttötapauksiin saat lukemalla oppaastamme merkitystä B2B-verkkokaupasta.
Voiko tukkumyyntiä harjoittava brändi käyttää EDI:tä ja B2B-portaalia yhdessä?
Kyllä. Tukkumyyntiä harjoittava brändi voi käyttää EDI:tä tileille, jotka vaativat järjestelmä-järjestelmä-asiakirjoja, samalla kun käyttää B2B-portaalia laajemmalle jälleenmyyjä- ja jakelijaverkostolle. Tämä hybridimalli tunnustaa, että eri kumppanit ostavat eri tavoin.
Tärkeä osa ei ole kahden kanavan omistaminen; se on kahden erillisen totuuden lähteen estäminen. Tuotteet, asiakastilit, hinnat, varasto ja tilauksen tila pitäisi noudattaa määriteltyjä omistajuussääntöjä. Muuten myyntitiimit voivat katsoa portaalitilauksia, kun taas toiminnot työskentelevät erillisessä EDI-jonossa ja rahoitus sovittelee tietueita manuaalisesti.
Käytännöllinen hybridityönkulku voisi näyttää tältä:
- Kansallinen jälleenmyyjä lähettää ostotilaukset EDI:n kautta ja vastaanottaa vahvistukset, lähetysilmoitukset ja laskut vaaditun kanavan kautta.
- Itsenäiset jälleenmyyjät kirjautuvat portaaliin selatakseen nykyistä valikoimaa, tehdäkseen tilauksia ja toistaakseen aiempia ostoksia.
- Jakelijat pääsevät tilauskohtaisiin tuoteluetteloihin ja hinnoitteluun niiden asiaankuuluvassa valuutassa.
- Toiminnot valvovat molempia reittejä johdonmukaisessa tilausten hallintaprosessissa.
- Rahoitus saa täydelliset tilauksen tiedot laskutusta ja sovittelua varten.
Portaali pitäisi arvioida vaaditun EDI-asennuksen rinnalla, ei asemoidaan korvikkeeksi, kun kauppakumppanilla on pakollinen EDI-prosessi.
Jatkuvan työnkulun osalta katso oppaastamme tilaus-laskutus-automatisoinnista. Tavoitteena on yhdistetty prosessi hyväksytystä tilauksesta tilausten käsittelyn ja laskun kautta, riippumatta siitä, mikä kanava loi tilauksen.
Keskustukkukeskus, joka yhdistää suuren vähittäiskaupparakennuksen ja useita itsenäisiä kauppakeskuksia erillisillä selkeillä reiteillä
Milloin EDI tukkumyynnissä kannattaa investoinnin?
EDI tukkumyynnissä kannattaa harkita, kun se on edellytys tärkeän kauppasuhteen voittamiselle tai säilyttämiselle, tai kun vakaa, toistettava asiakirjavirta on riittävän kypsä integrointia varten. Se on vähemmän vakuuttava kuin koko projekti jokaiselle tilille yksinkertaisesti siksi, että liiketoiminta haluaa automatisoida tilaukset.
Käytä tätä tarkistusluetteloa ennen sitoutumista:
Kauppakumppanin vaatimukset
- Vaatiiko nykyinen tai tavoiteltava jälleenmyyjä nimenomaisesti EDI:tä?
- Mitä asiakirjatyyppejä, standardia, viestintämenetelmää ja testiprosessia se vaatii?
- Rajoittuuko vaatimus yhteen tiliin vai koskee se todennäköisesti merkittävää osaa liiketoiminnasta?
Tilauksen ja asiakirjan monimutkaisuus
- Ovatko tilaukset toistettavia ja strukturoituja riittävän luotettavaa kartoitusta varten?
- Tarvitsetko vahvistuksia, lähetysilmoituksia, EDI-laskuja, hyvityslaskuja tai kuittausviestejä?
- Voiko tiimisi määrittää, miten korvaukset, osittaiset toimitukset, jätetyt tilaukset ja kiistanalaiset hinnat pitäisi käsitellä?
Järjestelmän valmiusaste
- Sisältääkö ERP:si luotettavat asiakas-, tuote-, hinnoittelu- ja tilausdata?
- Voivatko varaston järjestelmäsi tarjota lähetysilmoituksille vaadittavat tilausten käsittelytiedot?
- Onko tuotetunnisteiden, kauppakumppanin tietojen ja integrointipoikkeamien omistaja selkeä?
Sisäinen kapasiteetti
- Voivatko toiminnot, rahoitus, varasto ja tekniset kollegat osallistua kartoitukseen ja testaukseen?
- Voiko joku valvoa viestejä ja ratkaista virheet käynnistyksen jälkeen?
- Onko sinulla suunnitelma seuraavan jälleenmyyjän käyttöönotolle ilman prosessin uudelleenrakentamista alusta?
Jos vastaukset osoittavat yhtä pakollista yritystiliä, aloita kyseisen tilin dokumentoiduista vaatimuksista ja rakenna vain mitä tarvitaan. Jos haaste on palvella monia pienempiä kauppakumppaneita tehokkaammin, aloita portaalilla, joka tekee tilaamisesta, uudelleentilaamisesta ja tilinhoitosta helpompaa.
Brändeille, jotka toimivat useilla markkinoilla, tarkista, miten tuoteluettelot, valuutat ja verotiedot kulkevat ostoprosessin läpi ennen kanavan valintaa. Varaa esittely keskustellaksesi tukkumyyntiasennuksestasi, tai katso hinnoittelu tarkistaaksesi saatavilla olevat vaihtoehdot.